Kasse statt Masse: Vereinskasse füllen leicht gemacht

Nahaufnahme einer verschlossenen Vereinskasse, davor liegen Münzen und Euro-Banknoten

Die besten Tipps für eine volle Vereinskasse

Vermutlich hat es jeder Verein schonmal erlebt: Manchmal sind die Träume und Pläne größer als das Budget in der Vereinskasse.

Und wisst ihr was? Das kommt in den besten Vereinen vor. Der beste Vorstand und die besten Mitglieder können nichts erreichen, wenn beim Vereinskasse führen die Expertise fehlt.

Gerade dann, wenn es um die Finanzierung komplexer Projekte im Verein geht, braucht ihr unbedingt Finanzexpert:innen, die sich nicht nur grob in die Materie einarbeiten, sondern beim Thema Vereinskasse absolut fest im Sattel sitzen. Das kommt bei der Verwaltung eures Vereinsvermögens dann ebenso zum Tragen, wie bei der Suche nach Sponsoren oder besonderen Fundraising-Ideen.

In diesem Artikel geben wir euch einen Überblick über die wichtigsten Fakten rund um das Thema Vereinskasse und zeigen, wie ihr am besten eure Vereinskasse verwalten und aufbessern könnt.

Ihr habt es eilig? Hier erfahrt ihr mit nur einem Klick, wie ihr mit einem eigenen Stickeralbum eure Vereinskasse aufbessern könnt:

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Vereinskasse: Infos & Fakten

Wenn ihr einen Verein gründet, ist der Posten der:des Kassenwart:in oft eine der ersten Rollen, die vergeben wird – direkt nach dem Vereinsvorstand. Kein Wunder, da solide Vereinsfinanzen quasi der Grundstein für gute Vereinsarbeit sind. Manchmal wird die jeweilige Person auch Schatzmeister:in oder Finanzvorstand genannt, in allen Fällen geht es aber darum, sich primär um die Vereinskasse zu kümmern.

Zu den wichtigsten Aufgaben von Kassenwart:innen gehört unter anderem:

  • das Archivieren eurer Geschäftsvorgänge
  • die Beschaffung von Dienstleistungen und Arbeitsmitteln
  • das Ausstellen von Spendenbescheinigungen
  • Schreiben und Begleichen von Rechnungen 
  • Kontrolle der Mitgliedsbeiträge
  • eure Haushaltsplanung
  • Korrespondenz mit dem Finanzamt, darunter das Bearbeiten der Steuererklärung

Wer diese Arbeiten gewissenhaft übernehmen möchte, braucht dazu unbedingt einen kompletten Einblick in die Vereinskasse und ein umfangreiches Spezialwissen. Immerhin gibt es vielfältige Tricks und Kniffe, mit denen ihr bei Themen wie “Steuern” oder “Anschaffungen” bares Geld sparen könnt.

Auf jeden Fall solltet ihr eines bedenken: Auch bekannte und renommierte Vereine können mal knapp bei Kasse sein. Wenn euch das passieren sollte, solltet ihr also nicht vor Scham im Boden versinken, sondern die Sache anpacken – denn auch wenn die Vereinskasse leer ist, könnt ihr das oft noch in den Griff bekommen!

Vereinskasse aufbessern: die klassischen Tools

Wenn ihr eure Vereinskasse füllen wollt, habt ihr jede Menge Möglichkeiten. Besonders die folgenden 6 Wege haben sich beim Aufbessern der Vereinskasse bewährt:

  1. Mitgliedsbeiträge
  2. Geldspenden
  3. Sponsorings
  4. Fördermittel
  5. Veranstaltungen
  6. weiteres Fundraising

Aber was tun, wenn ihr diese Disziplinen schon auf dem Schirm habt und in der Vereinskasse trotzdem Ebbe herrscht? Keine Sorge: Auch in diesem Fall habt ihr meistens noch genügend Möglichkeiten, um ein weiteres Quäntchen herauszuholen!

Wie ihr mit Mitgliedsbeiträgen die Vereinskasse aufbessern könnt

In vielen Vereinen sind die Mitgliedsbeiträge ein sensibles Thema – zwar könnt ihr damit einen großen Teil eurer Vereinseinnahmen erwirtschaften, aber natürlich solltet ihr immer darauf achten, eure Mitglieder nicht mit zu hohen Beiträgen zu belasten. Trotzdem ist es wichtig, dass ihr mit euren Mitgliedsbeiträgen schon zu einem gewissen Teil eure Vereinskasse füllen könnt.

In unserem Artikel zum Thema Vereinsmitglieder findet ihr dazu einen Trick: passive Vereinsmitgliedschaften. Kurz gesagt handelt es sich dabei um Vereinsmitglieder, die sich nicht im Vereinsalltag engagieren, aber trotzdem gerne (meist ermäßigte) Mitgliedsbeiträge zahlen. Dabei handelt es sich oft um Menschen, die sich mit eurem Vereinszweck identifizieren, denen aber die Zeit fehlt, sich inhaltlich bei euch einzubringen. Wenn ihr solche Leute in eurem Umfeld habt, können passive Vereinsmitgliedschaften ein grandioses Mittel sein, um eure Vereinskasse aufzubessern.

Was eure aktiven Vereinsmitglieder angeht, solltet ihr diesen immer auch einen gewissen Einblick in eure Vereinsfinanzen geben. Sollte dann aus finanziellen Nöten heraus eine Erhöhung eurer Mitgliedsbeiträge nötig sein, werdet ihr eher auf Verständnis stoßen als wenn diese Maßnahme quasi plötzlich ohne Erklärung vom Himmel fällt. Vergesst nicht: Die Mitglieder sind das A und O in eurem Verein – und ihr solltet unbedingt ein Auge darauf haben, niemanden wegen zu hoher Mitgliedsbeiträge auszuschließen.

Wie ihr mit Geldspenden die Vereinskasse füllen könnt

Gemeinnützige Vereine haben eine Superwaffe: das Ausstellen von Spendenbescheinigungen. Damit sorgt ihr dafür, dass auch Außenstehende eure Vereinskasse aufbessern können – und nebenbei auch noch Steuern sparen. Geldspenden sollten daher kein Mittel für den Notfall sein, sondern ihr solltet aktiv zeigen, dass es die Möglichkeit gibt, euren Verein mit Spenden zu unterstützen. Eine gute Möglichkeit dafür können Spendenkampagnen sein. So könntet ihr beispielsweise einen Tag der offenen Tür in eurem Vereinsheim dazu nutzen, für ein bestimmtes Projekt zu werben (z.B. die Sanierung eines Sportplatzes oder der Kauf neuen Equipments) und dabei direkt Spenden sammeln.

Alternativ könnt ihr auch digital arbeiten: Online-Bezahldienste bieten spezielle Konten für gemeinnützige Organisationen an, ihr könnt also auch für eure Vereinskasse Paypal oder ähnliche Anbieter nutzen. Spenden sammeln könnt ihr dann ganz einfach mit einem Spendenbutton direkt auf eurer Homepage. 

Wichtig ist: Damit ihr eine Spendenbescheinigung ausstellen könnt, muss eine Spende immer aus Selbstlosigkeit heraus erfolgen – es dürfen also keine Gegenleistungen daran geknüpft sein. Bei kleinen Geldspenden auf öffentlichen Events sollte das natürlich kein Problem sein.

Ihr wollt es ganz genau wissen? Mehr dazu findet ihr in unserem Crashkurs zum Thema Spenden sammeln mit dem Verein

Mit Sponsoring Geld verdienen

Von Sponsoring spricht man dann, wenn ihr Geld für eure Vereinskasse erhaltet, diese Zahlung aber an eine gewisse Gegenleistung geknüpft ist. Ein klassisches Beispiel dafür ist ein Satz gesponsorter Trikots, auf denen dann das Logo des Sponsors zu sehen ist. Daher sind eure ersten Ansprechpartner:innen für Sponsoring auch Unternehmen, die Vereine unterstützen wollen, dafür aber auch Werbung erhalten möchten. 

Oft wird das Logo eines Sponsors auch auf der Vereinswebsite platziert – wenn ihr eine solche plant, solltet ihr das am besten von Anfang an mitdenken. Auch dann, wenn ihr Flyer oder sonstige Druckmittel anschafft oder es um ein Vereinsfahrzeug geht – also immer dann, wenn prominent ein Logo integriert werden kann – solltet ihr direkt an mögliche Sponsoren denken und diese aktiv ansprechen. Unterm Strich habt ihr auch damit ein überaus praktisches Werkzeug, um eure Vereinskasse zu füllen.

Im Endeffekt ist es aber wie beim Handwerk: Wenn ihr das Werkzeug Sponsoring falsch nutzt, kann das durchaus zu Problemen führen – und ihr könnt im Extremfall eure Gemeinnützigkeit verlieren. Mehr Infos dazu findet ihr in unserem Artikel zum Thema Sponsoring im Verein.

Fördermittel beantragen & Vereinskasse aufbessern

Eine kleine Figur sitzt auf einem Stapel Euro-Münzen und liest in einem Buch

Ihr zögert noch, ob es in eurem Verein wirklich Expert:innen braucht, die sich einzig und alleine um eure Vereinskasse kümmern? Dann beschäftigt euch doch einfach mal mit der Beantragung von Fördermitteln für euren Verein… 🤓

Allein um einen ersten Überblick über mögliche Förderprogramme zu bekommen, die sich überhaupt für euren Verein anbieten, ist eine intensive Recherche nötig. Wenn ihr dann eine Liste erarbeitet und darin die lohnendsten Förderprogramme herausgefiltert habt, liegt der anspruchsvollste Schritt immer noch vor euch – denn nun kommt die Beantragung, die sich gerne mal so anfühlt wie ein Hindernisparcours. Damit die ganze Mühe nicht umsonst ist, müssen Deadlines und Formalitäten beachtet werden. Schon ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass euer Antrag dann abgelehnt wird – und in eurer Vereinskasse herrscht weiterhin Leere.

Das Ganze klingt zwar anstrengend, ist aber kein Hexenwerk, wenn bei eurem Verein die richtigen Expert:innen an Bord sind. Fördermittel beantragen ist also eindeutig keine Aufgabe, die man als Vereinsvorstand mal eben nebenbei machen sollte.

Aber fest steht: Wenn ihr euch dann erfolgreich beworben habt und die Fördermittel in eurer Vereinskasse gelandet sind, könnt ihr diese wunderbar nutzen, um ein bestimmtes Projekt umzusetzen oder generell eure Finanzen abzusichern. Wenn ihr damit direkt loslegen wollt, können wir auch hier Lesestoff empfehlen – nämlich unseren Artikel rund um Fördermittel für Vereine.

Mit Veranstaltungen die Vereinskasse klingeln lassen

Veranstaltungen sind ein grandioses Mittel, wenn ihr akut eure Vereinskasse aufbessern müsst. Dabei gibt es erstmal zwei Optionen:

  1. Vereinseigene Events, bei denen ihr Eintritt verlangen und Spendenkampagnen vorstellen könnt.
  2. Externe Events, bei denen ihr an einem eigenen Stand beispielsweise Speisen und Getränke verkaufen könnt.

Egal, wofür ihr euch entscheidet: Wenn nicht gerade eine Pandemie herrscht, könnt ihr auf diese Weise recht unkompliziert die Vereinskasse klingeln lassen. Konkrete Ideen findet ihr zum Beispiel in unserem Artikel über Vereinsfeste.

Weitere Ideen für eure Vereinskasse: Merchandise & mehr

Klar ist, dass sich nicht jeder hier gezeigte Weg auch für euren Verein eignen muss. Denn: Wie so oft muss jeder Verein die Lösung finden, die wirklich zu ihm passt. Es lohnt sich daher, beim Thema Vereinskasse füllen “out of the box” zu denken. Recherche ist dabei alles!

Eine Möglichkeit, auf die ihr dabei oft stoßen werdet, ist der Verkauf von Merchandising. Den Begriff habt ihr sicher schon gehört, wenn es beispielsweise um Band-T-Shirts geht. Aber auch Vereine können hier mitmischen und eigene Werbemittel kreieren! Kleidung oder Gebrauchsgegenstände wie Tassen oder Kugelschreiber sind erstmal die offensichtlichen Möglichkeiten, doch auch solche Klassiker können für Input in der Vereinskasse sorgen. Aber seien wir ehrlich: Wenn ihr beispielsweise Fan-Tassen verkauft, seid ihr damit garantiert nicht die ersten. Um in der Königsklasse mitzuspielen, solltet ihr euch etwas einzigartiges ausdenken, das euren Verein bestenfalls perfekt und authentisch abbildet.

Und wie der Zufall so will, können wir da helfen: Mit einem eigenen Stickeralbum bekommt ihr quasi das perfekte Werbemittel, komplett kostenlos für euren Verein. Wir helfen euch dabei, für jedes eurer Mitglieder individuelle Stickermotive zu erstellen. In einem Supermarkt in eurer Gegend können dann die Sticker und Alben für 10 Wochen gekauft werden – und schon greift das Sammelfieber um sich. Eure Vereinskasse kann sich freuen, denn als Verein zahlt ihr dafür absolut nichts, könnt aber, wenn ihr Sponsor:innen auftreibt, quasi nebenbei Einnahmen machen und ihr verdient an jedem verkauften Album mit! Klingt nach dem perfekten Deal für alle, oder? 😎

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Das Sammelalbum für lokale Stars

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