Konzert organisieren für euren Verein: Ideen & Checkliste
Kosten, Location und die Suche nach der richtigen Band
Stellt euch mal vor, eure Freunde erzählen begeistert von einem Vereinsfest. Was denkt ihr: Würden sie euch von leckeren Bratwürsten vorschwärmen? Von den schicken Biertischgarnituren? Oder doch eher vom großen Höhepunkt: einem perfekt organisierten Live-Konzert? 🎸🕺
Klare Sache: Wer ein unvergessliches Vereinsfest oder Sommerfest plant, muss ein Konzert organisieren. Das sorgt dann nicht nur für gute Laune, sondern meistens auch für erstklassige Mundpropaganda. Auch ihr als Verein könnt euch freuen: Wer gemeinsam ein Konzert organisieren will, hat ein spannendes Projekt, in das alle Vereinsmitglieder eingebunden werden können – und am Ende könnt ihr euch und euer Vereinsleben vor der Bühne feiern.
Leider hat nicht jeder Verein das nötige Kleingeld, um eine professionelle Eventagentur mit der Organisation eines Konzerts zu beauftragen. Das macht aber nichts – denn mit ein paar simplen Tricks könnt ihr auch selbst ein Konzert organisieren, dass sich definitiv sehen (und hören) lassen kann!
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Konzert organisieren: Verschiedene Möglichkeiten
Ein Vereinsfest ohne Konzert ist möglich, aber (fast) sinnlos. Also könnt ihr einfach die bekannteste Partyband eurer Gegend buchen und euch dann zurücklehnen? Ganz so einfach ist es leider nicht, denn ein Konzert bedeutet erstmal eine ganze Menge Arbeit.
Ein Grund: Ihr habt beim Konzert organisieren mehr Optionen, als es Fußballvereine in Deutschland gibt – von einem Wohnzimmerkonzert für den engsten Kreis bis hin zu einem Open-Air-Konzert für hunderte oder gar tausende Zuschauer:innen. Außerdem kommt es dann, wenn ihr ein Konzert organisiert, natürlich auch auf den Zweck an, den ihr damit erreichen wollt. Dabei spielen für viele Vereine zwei Gründe eine besonders wichtige Rolle:
- Benefiz Konzert: Ihr wollt ein Konzert organisieren und Spenden sammeln. Dazu nehmt ihr Eintrittsgelder und spendet diese.
- Vereinsfest Konzert: Ihr wollt ein Konzert organisieren, um euer Vereinsfest oder Sommerfest zu beschallen. In diesem Fall müsst ihr keine gesonderten Tickets verkaufen.
Im ersten Fall solltet ihr darauf achten, eine namhafte und beliebte Band zu engagieren, für die eure Gäste gerne auch ein Eintrittsgeld bezahlen. Im zweiten Fall kann, je nach Budget, eine bekannte Band nicht schaden – aber primär solltet ihr sicherstellen, dass die richtige Stimmung aufkommt. Ihr wollt ein Konzert organisieren, damit bis in die Puppen getanzt wird? Dann engagiert eine populäre Partyband. Es geht eher um entspannte Hintergrundmusik? Dann darf es natürlich etwas ruhiger sein.
Konzert selbst organisieren: Checkliste & To Dos
Im nächsten Schritt könnt ihr aus dem Baukasten der Konzert-Möglichkeiten euer maßgeschneidertes Event zusammenstellen. Wenn es dann ans Konzert organisieren geht, solltet ihr einige Punkte aber auf keinen Fall vergessen, ganz egal, wofür genau ihr euch entscheidet. Wir stellen vor: unsere Checkliste für euer Konzert!
Budget festlegen und einhalten
Wenn ihr ein Konzert organisieren wollt, solltet ihr zunächst das mögliche Budget genau abklären – immerhin können viele unterschiedliche Kostenfaktoren zum Tragen kommen:
- Location: Je nachdem, ob euer Konzert in eurer eigenen Location (z.B. in eurem Vereinsheim) oder an einem anderen Ort stattfinden soll, müsst ihr natürlich die jeweilige Miete auf dem Schirm haben.
- Sicherheit: Je nach Anzahl der erwarteten Gäste müsst ihr Konzerte bei eurer zuständigen Ordnungsbehörde anmelden und ggf. Kosten für die brandschutztechnische Absicherung und die sanitätsdienstliche Betreuung tragen. Wenn ihr dazu Fragen habt, wird man euch bei eurer Gemeinde oder Stadt gerne weiterhelfen. Wenn ihr viele Gäste auf eurem Konzert erwartet, kann es auch sinnvoll sein, einen separaten Sicherheitsdienst zu buchen. Überhaupt sollte, wenn ihr ein Konzert organisiert, die Sicherheit eurer Gäste immer höchste Priorität haben!
- Gage: Wenn ihr ein Konzert selbst organisiert, solltet ihr natürlich die Gage für eure Band nicht vergessen. Achtung: Je nach Bekanntheitsgrad, Professionalität, benutztem Equipment und Menge der involvierten Musiker:innen kann die Gage sehr unterschiedlich ausfallen. Daher solltet ihr so früh wie möglich eine genaue Abmachung treffen und diese auch vertraglich absichern. Es gilt also auch beim Konzert organisieren: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. 😎
- Außerdem können noch Kosten für Sanitäranlagen (z.B. Dixie-Klos), Helfer:innen (z.B. Ordner, Garderobe) oder die Konzert-Dekoration dazukommen. Solltet ihr ein Konzert organisieren und bei diesen Punkten keine Erfahrungen haben, kann eine Event-Agentur helfen – und auch die möchte natürlich bezahlt werden.
Die richtige Band buchen
Es ist wohl die wichtigste Aufgabe, wenn ihr ein Konzert organisieren wollt: Ihr braucht die richtige Band. Dazu steht euch die ganze Welt der Musik zur Verfügung, von der regionalen Partyband über Songwriter:innen bis hin zu einem Gesangsverein oder Kneipenchor. Um auf Nummer sicher zu gehen, solltet ihr eure Location, die Wünsche eurer Gäste und natürlich die jeweilige Band genau einschätzen können. Wenn möglich, besucht ein Konzert der gewünschten Band an einem anderen Ort – nur so könnt ihr wissen, wie sich die Band für das Publikum anfühlt und kauft nicht die Katze im Sack. Bei dieser Frage solltet ihr euch, wenn ihr die jeweilige Band nicht kennt, nicht einfach auf Videos oder Bilder verlassen.
Den passenden Ort finden
Wenn es um die Location für euer Konzert geht, solltet ihr auf jegliche Eventualitäten vorbereitet sein. Gerade dann, wenn ihr ein Konzert organisieren wollt und die Größe des Publikums nicht sicher einschätzen könnt (z.B. dann, wenn es bei einem Umsonst-und-draußen-Event keinen Ticket-Vorverkauf gibt), solltet ihr aus Sicherheitsgründen lieber zu viel als zu wenig Platz für die Menschenmenge einplanen. Andererseits möchte niemand in einer winzigen Gruppe inmitten gähnender Leere auf einem großen Areal stehen. Wenn ihr unsicher seid, erkundigt euch bei Leuten oder Institutionen, die Erfahrungen mit Konzerten in eurer Gegend haben.
Wichtig ist auch: Solltet ihr euch für ein Open-Air-Konzert entscheiden, seid ihr unbedingt auf gutes Wetter angewiesen. Auch dann, wenn euer Konzert Teil eines Open-Air Vereinsfestes ist, kann es sich daher lohnen, eure Band in einem Innenraum oder einem Zelt auftreten zu lassen. In diesem Fall kommen aber natürlich meist höhere Kosten auf euch zu.
Der ultimative Guide für euren Verein
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Tickets verkaufen
Falls ihr ein Eintrittsgeld verlangt, solltet ihr immer auch einen Kartenvorverkauf anbieten. Das hat für alle, die ein Konzert organisieren, gleich mehrere Vorteile:
- Ihr könnt genauer abschätzen, wie viele Gäste vor der Bühne stehen.
- Ihr könnt mit den Einnahmen einen Teil eurer Kosten decken.
- Wer schon ein Ticket gekauft hat, wird auch dann kommen, wenn beispielsweise das Wetter nicht ganz mitspielt.
Durch einen Ticketvorverkauf könnt ihr euch also einerseits über Geld, andererseits aber auch über mehr Verbindlichkeit und Planungssicherheit freuen.
Euer Konzert bewerben
Stellt euch vor, ihr organisiert ein Konzert – und keiner geht hin. Das kann durchaus passieren, wenn ihr die Bewerbung vergesst. Daher solltet ihr unbedingt an Flyer und Plakate denken, die ihr an bekannten Orten in eurer Gegend auslegen bzw. aushängen könnt. Das geht in gut besuchten Geschäften, Restaurants, Cafés (vorher natürlich fragen) oder an stark frequentierten Straßen und Wegen.
Außerdem solltet ihr Kontakt mit der Lokalpresse aufnehmen, die meist gerne vorab einen kleinen Artikel druckt. Falls vorhanden, kann auch der Gang zu lokalen Radio- oder TV-Sendern nicht schaden. Flankierend könnt ihr auf euren Social-Media-Kanälen noch Postings schalten und euer Konzert ankündigen. Dazu könnt ihr auch beim Konzert organisieren Videos und Fotos aufnehmen und eure Arbeit dokumentieren – auf diese Weise sorgt ihr bei eurem Publikum für die nötige Vorfreude.
Verpflegung, Merch & Co: Das Drumherum nicht vergessen!
Für euren Verein ein Konzert zu organisieren ist eine wunderbare Möglichkeit, potentielle neue Vereinsmitglieder zu werben und eure Vereinsarbeit vorzustellen. Daher solltet ihr auf dem Event Promo-Material wie Flyer mit eurer Vereinswerbung oder, falls vorhanden, Merchandising auslegen. Auch ein großes Vereinslogo hinter der Bühne sowie spezielle Banner können helfen, um die Verbindung mit eurem Verein zu betonen. Als Nebeneffekt ist euer Verein dann auch auf allen Fotos der Gäste präsent – ein nicht zu unterschätzender Vorteil!
Wenn das Konzert Teil eures Vereinsfestes ist, habt ihr ohnehin schon an die Verpflegung gedacht. Falls nicht, solltet ihr das auf keinen Fall vergessen: Imbiss-Stände für Snacks und natürlich Getränke gehören bei einem Konzert einfach dazu – und nebenbei könnt ihr damit auch weitere Einnahmen machen, damit die Vereinskasse klingelt.
Das ultimative Live-Er(k)lebnis
Wir stellen fest: Ein Konzert zu organisieren ist eine gigantische Chance für einen Verein. Und: Eine wunderbare Ergänzung dazu ist ein eigenes Stickeralbum! Damit begeistert ihr nicht nur eure Fans, sondern auch die, die es noch werden wollen.
Zum Sammelfieber für euren Verein geht es mit nur einem Klick:
