Wie erstellt man eine Spendenquittung im Verein?

Nahaufnahme eines Taschenrechners, der auf einem Holztisch liegt

Zuwendungsbestätigungen für Sachspenden, Geldspenden und die passenden Mustervorlagen

Die Spendenbescheinigung oder Spendenquittung im Verein ist auf den ersten Blick nicht der spannendste Teil des Vereinslebens. Trotzdem handelt es sich um ein überaus wichtiges Thema – denn eine korrekte Spendenquittung ist keine nervige Formalität, sondern ein wichtiges Argument für die, die euch Geld oder Materialien spenden. 

Allerdings solltet ihr dabei Wissen was ihr tut, denn fehlerhafte Spendenquittungen im Verein können Mehrkosten oder gar den Verlust eurer Gemeinnützigkeit bedeuten. Aber keine Sorge: Wenn ihr ein paar Hinweise beachtet, müsst ihr euch garantiert nicht unnötig mit dem Finanzamt herumschlagen. In unserem Guide zeigen wir euch die wichtigsten Basics rund um Spendenquittungen im Verein, damit ihr euch guten Gewissens auf eure Vereinsarbeit konzentrieren könnt!

Disclaimer: Dieser Artikel ist nur als eine erste Infoquelle, nicht aber als eine verbindliche juristische Beratung zu verstehen. Wenn ihr mit eurem Verein ein akutes Anliegen rund um Spendenquittungen für Vereine habt, solltet ihr euch daher immer an Expert:innen wenden, die euch gerne ausführlich beraten werden.

Spendenquittung & Verein: Jede Menge Vorteile

Euer Verein hat eine Geldspende bekommen? Super: Offenbar begeistern sich die Leute in eurer Gegend für eure Vereinsarbeit und wollen euch unterstützen. Und für eure Spender:innen hat das Ganze den großen Vorteil, die Spende steuerlich absetzen zu können. Genau dafür braucht es aber eine entsprechende Spendenquittung, die dann beim Finanzamt eingereicht werden kann. Unterm Strich sind Spendenquittungen also ein Anreiz, das Vereinsleben zu unterstützen.

Außerdem ist es wichtig, dass euer Verein mit Spendenquittungen Spenden belegen kann. Wie immer, wenn es um Steuern geht, seid ihr dazu verpflichtet, diese genau zu dokumentieren und dem Finanzamt auf Verlangen die jeweiligen Belege präsentieren zu können.

Wann kann ein Verein eine Spendenquittung ausstellen?

Zunächst solltet ihr wissen, dass Spendenquittungen nur von gemeinnützigen Vereinen ausgestellt werden dürfen, die dazu auch einen Freistellungsbescheid vom Finanzamt nachweisen können – es handelt sich also um einen der vielen Vorteile, die die Gemeinnützigkeit mit sich bringt. Dabei können Spendenquittungen sowohl für Sachspenden als auch für Geldspenden ausgestellt werden, also immer dann, wenn euer Verein eine Zuwendung erhält. Aus diesem Grund werden Spendenbescheinigungen im Behördendeutsch als “Zuwendungsbestätigung” bezeichnet; es wird also die Bestätigung einer Zuwendung ausgestellt.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Sponsoring und Spende: Spenden, für die euer Verein Spendenbescheinigungen ausstellen kann, dürfen auf keinen Fall mit einer Gegenleistung verbunden sein – es muss sich also um eine uneigennützige Zuwendung handeln. Das gilt auch für vermeintliche Kleinigkeiten: Wenn euch Spender:innen darum bitten, das Logo des eigenen Unternehmens auf eurer Webseite einzubauen oder wenn es beispielsweise um Nennungen auf euren Veranstaltungen geht, handelt es sich in den allermeisten Fällen nicht um eine Spende für euren Verein, sondern um eine Sponsoring-Kampagne – und ihr dürft als Verein keine Spendenquittung ausstellen. Das gilt auch dann, wenn es eine konkrete Gegenleistung, aber keinen werblichen Hintergrund gibt. So dürft ihr beispielsweise auch beim Verkauf von Tickets für Benefizkonzerte keine Spendenquittungen ausstellen, da eure Gäste ja eine Gegenleistung in Form eines Konzerts erhalten. Mehr Infos zu dazu, und wie man Spenden genau definiert, findet ihr übrigens in unserem allgemeinen Artikel zum Thema Spenden für Vereine.

Außerdem gibt es noch vereinfachte Spendennachweise für Kleinspenden bis zu einem Betrag von 300 Euro – auch damit können solche Spenden dann steuerlich abgesetzt werden. Diese vereinfachten Nachweise für Spenden werden dann, wie alle Arten von Spendenquittungen, von eurer:eurem Schatzmeister:in ausgestellt und müssen von einer Person unterschrieben werden, die euren Verein nach außen vertritt. In den meisten Fällen ist das ein Mitglied des Vereinsvorstands.

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Spendenquittung im Verein: Warum sich Genauigkeit lohnt

Beim Ausstellen von Spendenquittungen von eurem Verein solltet ihr auf keinen Fall auf Halbwissen vertrauen und hoffen, dass das Ganze schon seine Richtigkeit haben wird. Daher gibt es offizielle Mustervorlagen, die eure Schatzmeister:innen unbedingt kennen und nutzen sollten. Denn wenn euch doch einmal ein Fehler unterläuft, kann das schnell unangenehme Folgen für euren Verein haben.

Konkret heißt das: Wenn eine Spendenquittung von eurem Verein nicht korrekt ausgestellt wird, kann es sein, dass dem Finanzamt Steuern entgehen, für die ihr dann selbst haften müsst. In Folge zahlt ihr pauschal 30% des Spendenbetrags, dazu kann auch noch Gewerbesteuer kommen. So können schnell recht hohe Beträge entstehen, die nicht jeder Verein einfach mal nebenbei begleichen kann. Im schlimmsten Fall kann es außerdem zu Schadenersatzforderungen oder sogar zum Verlust eurer Gemeinnützigkeit kommen. Unterm Strich heißt das: Gerade kleine Vereine kann ein vermeintlich kleiner Fehler auf einer Spendenquittung in massive finanzielle Nöte stürzen. Trotzdem solltet ihr natürlich positiv an die Sache herangehen – denn wenn eure Finanz-Expert:innen einmal die wichtigsten Kniffe rund um Spendenquittungen beherrschen, könnt ihr ganz entspannt mit eurem Verein Spenden sammeln.

Nach der korrekten Ausstellung einer Spendenquittung oder Spendenbescheinigung durch euren Verein muss dieser die erhaltenen Gaben aber auch richtig einsetzen. Wenn euch Spender:innen beispielsweise einen konkreten Verwendungszweck nennen, müsst ihr diesen unbedingt beachten. Tut ihr das nicht, kann es sogar sein, dass euer Vereinsvorstand persönlich haftet – man spricht in diesem Fall von Veranlasserhaftung. Das kann auch dann eintreten, wenn der genannte Verwendungszweck nicht dem Vereinszweck in eurer Satzung entspricht oder wenn euer Vorstand generell grob fahrlässig handelt. Wann genau das eintritt, können im Zweifelsfall aber nur Jurist:innen entscheiden.

Geldspenden, Sachspenden & Aufbewahrungspflicht

Könnt ihr für eure Spendenquittung im Verein also einfach die eine ultimative Mustervorlage downloaden, schnell ausfüllen und fertig? Ganz so einfach ist es leider nicht. Doch keine Sorge: Das Erstellen einer Spendenquittung ist auch keine Raketenwissenschaft, wenn ihr ein paar Details beachtet.

Spendenquittungen für Geldspenden

Falls die:der Schatzmeister:in in eurem Verein eine Spendenquittung für eine Geldspende ausstellen möchte, spielt euer Vereinszweck eine Rolle, außerdem die Art und Weise, wie die Spende verwendet werden soll. Je nachdem könnt ihr dann Zuwendungsbestätigungen für Geldspenden, Aufwandsspenden und/oder Mitgliedsbeiträge ausstellen. Genaueres dazu findet ihr in – gerne mitschreiben – den Abschnitten A und B der Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 der Einkommenssteuer-Durchführungsverordnung. Und alleine schon anhand dieses Wortungetüms erkennt ihr, wie wichtig echte Expertise zum Thema Spendenquittungen für Vereine ist.

Spendenquittungen für Sachspenden

Bei Zuwendungsbestätigungen für Sachspenden spricht man umgangssprachlich auch von einer Sachspendenquittung. In diesem Fall muss euer:eure Schatzmeister:in zwischen privaten Sachspenden, gebrauchten Sachspenden und Sachspenden von Firmen unterscheiden. So ist es nicht immer einfach, den aktuellen Wert einer Sachspende zu ermitteln, der dann letztendlich angegeben werden muss. Und bei Sachspenden von Firmen ist es relevant, mit welchem Wert diese dort intern geführt worden sind. Auch hier muss also ordentlich mit Zahlen jongliert werden.

Spendenbescheinigungen & Aufbewahrungspflicht

Ist die Spendenquittung von eurem Verein dann ausgestellt, seid ihr dazu verpflichtet, eine Kopie aufzubewahren. Analog, also papierhaft ausgestellte Zuwendungsbestätigungen müssen ganze zehn Jahre lang archiviert werden, bei digital ausgestellten Zuwendungsbestätigungen reichen dagegen sieben Jahre. Sollte das Finanzamt dann um Vorlage einer Zuwendungsbestätigung bitten, müsst ihr dazu in der Lage sein, dieser Bitte nachzukommen.

Außerdem müsst ihr beim Erstellen einer Spendenquittung für euren Verein schlicht und ergreifend sehr genau arbeiten: Wenn die auf der Spendenbescheinigung angegebenen Werte höher oder einfach abweichend vom tatsächlich gespendeten Wert sind, müsst ihr unter Umständen mit unangenehmen Konsequenzen rechnen.

Mustervorlagen für eure Spendenquittungen im Verein

Die offiziellen Mustervorlagen, mit denen ihr eine Spendenquittung für euren Verein erstellen könnt, findet ihr bei der Bundesfinanzverwaltung. Dort werdet ihr zum Beispiel mit den Suchbegriffen “Mustervorlage Spende” die entsprechenden Vorlagen für Geld- oder Sachspenden finden. Achtet dabei einfach auf den Hinweis “für steuerbegünstigte Einrichtungen” – denn genau darum handelt es sich bei einem gemeinnützigen Verein. Wichtig ist natürlich, dass ihr die Mustervorlage für das Jahr auswählt, in dem die Spende abgerechnet wird.

Ihr seid euch nicht ganz sicher, welche Vorlage ihr braucht, bzw. wie ihr diese ausfüllen müsst? Dann wendet euch einfach an euer zuständiges Finanzamt oder besorgt euch direkt fachkundigen Support von Steuer-Expert:innen aus eurer Gegend. 

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