Der ultimative Guide um erfolgreiche Business Events zu planen

von Patrick / 18.3.2023

Die perfekte Checkliste für dein nächstes Business Event 

Jedes Unternehmen, das die Mitarbeiterbindung stärken und das Wachstum des Unternehmens fördern möchte, sollte ab und an professionelle Business Events veranstalten. 

Die Ausrichtung einer solchen Veranstaltung ermöglicht, die Beziehungen zu bestehenden Kund:innen und Partner:innen zu stärken, Networking zu betreiben und den Mitarbeiter:innen etwas zurückzugeben. 

Die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Business Events ist aber keine einfache Aufgabe. Es handelt sich in der Regel um einen monatelangen Prozess, der aus mehreren Phasen und einer Vielzahl von organisatorischen Schritten besteht.

Damit du dabei nicht den Überblick verlierst, haben wir hier eine detaillierte Checkliste für die Event-Planung. Folge den einzelnen Schritten und du wirst sehen, wie übersichtlich die Organisation sein kann. 

1. Bestimme das übergeordnete Ziel und die Hauptziele, die du mit diesem Firmenfest erreichen willst.
2. Definiere die Zielgruppe, um den Tonfall des Business Events und die zu erwartenden Ergebnisse festzulegen.
3. Lege fest, wie sich die Firmenfeier in die Gesamtstrategie des Unternehmens einfügt. Was sind die langfristigen Ziele?
4. Erstelle eine umfassende Liste aller Budgetposten im Verlauf der Planung des Corporate Events.
5. Ernenne ein Planungsteam und weise die Verantwortlichkeiten zu.
6. Lege einen Zeitplan für die Meetings bezüglich der Organisation fest.
7. Lege das Datum fest, an dem die Firmenveranstaltung stattfinden soll. 
8. Erstelle ein vorläufiges Budget, basierend auf vergangenen Kostenberechnungen und Angeboten. 
9. Erstelle eine Liste der Anforderungen an den Veranstaltungsort.
10. Vergleiche die Veranstaltungsorte und verhandle die Mietpreise. 
11. Plane das Layout der Betriebsfeier. 
12. Sichere dir Redner:innen, Moderator:innen und andere Dienstleister:innen, die für den Erfolg deines Business Events wichtig sind. 
13. Entwickle eine Strategie für das Marketing des Events. 
14. Erstelle einen Zeitplan für die Veranstaltung, der ausreichend Zeit für den Übergang zwischen den Reden und Aktivitäten sowie für mögliche Verzögerungen oder technische Schwierigkeiten vorsieht. 
15. Wenn nötig, reserviere Unterkünfte und Transportmöglichkeiten.
16. Planung von Menüs für Mahlzeiten und Erfrischungen. Berücksichtige dabei verschiedene Ernährungsformen. 
17. Vorbereitung und Druck von Werbematerial für die Veranstaltung.
18. Wenn notwendig, rekrutiere Personal für die Veranstaltung.
19. Falls erforderlich, mach einen Probedurchlauf verschiedener Programmpunkte mit den Moderator:innen und weiterem betroffenen Personal. 
20. Nachbereitung der Veranstaltung mit dem Personal und den Teilnehmer:innen, um ihnen für die Teilnahme zu danken und die wichtigsten Erkenntnisse mitzuteilen.
21. Führe Umfragen durch, hole Feedback ein und stelle die endgültigen Kosten für die spätere Verwendung zusammen. 

Diese Aktivitäten dürfen bei keinem Business Event fehlen 

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2018 unterscheiden sich die Erwartungen und Bedürfnisse der Teilnehmer:innen je nach Person, Alter und Region erheblich.

So können sich beispielsweise die Erwartungen von Millennials aus dem ländlichen Bereich von denen der urbanen Babyboomer völlig unterscheiden. 

Um allen Teilnehmer:innen ein einzigartiges und ansprechendes Erlebnis zu bieten, benötigst du einen soliden Plan für dein Eventmanagement, der durch eine starke digitale Strategie unterstützt wird.

Wenn eine Unternehmensveranstaltung kein Engagement erzeugen kann, wirkt sich dies auf die Fähigkeit der Teilnehmer:innen aus, Informationen zu behalten.

Die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen hat sich im digitalen Zeitalter erheblich verkürzt. Infolgedessen muss man bei der Organisation von Business Events auf innovative Formate und unterhaltsame Teamaktivitäten zurückgreifen. 

Deswegen haben wir dir hier ein paar kreative Ideen für dein nächstes Business Event zusammengetragen. Damit deine Gäste eine gute Zeit haben und möglichst viel von deinem Gruppenevent profitieren können. 

Sammelspaß mit dem Stickeralbum 

Eine gute Methode, um nicht nur für beste Unterhaltung, sondern auch für reichlich Interaktion zwischen den Teilnehmer:innen zu sorgen, ist das Stickerstars Stickeralbum. 

Dabei erhalten alle Gäste ihre eigenen Sticker samt Album, welches es im Laufe des Events zu füllen gilt. 

Dabei kommen die Leute wunderbar miteinander ins Gespräch und lernen sich gegenseitig besser kennen. Ein wahrer Sammelspaß, wie man ihn aus Kindertagen kennt. 

Das Schöne daran ist, dass du mit dieser Aktivität wirklich alle einbeziehen kannst und sich alle zugehörig fühlen werden. Damit wird sie allen in guter Erinnerung bleiben und auch nach dem Business Event noch für Gesprächsstoff sorgen. 

Schließlich hat man ein Event noch selten mit einem so persönlichen Andenken wie einem Stickeralbum der Belegschaft verlassen. 

Ein gemeinsames Kunstwerk

Kreativität ist immer gefragt und sollte auch im Berufsalltag gefördert werden. Motiviere deine Gäste dazu, ein gemeinsames Kunstwerk zu erstellen. 

Dafür stellst du eine große Leinwand mit verschiedenen Farben und Malutensilien zur Verfügung und bittest die Anwesenden, sich darauf kreativ auszutoben.  

Alle dürfen einen kleinen Teil der großen Leinwand nach ihren Wünschen gestalten und sich darauf auf außergewöhnliche Art und Weise verwirklichen und verewigen.  

Du wirst staunen, welche Kunst entstehen kann, wenn viele Menschen unabhängig voneinander malen. 

Dieses große Kunstwerk dient dann natürlich auch als Andenken an ein einzigartiges Business Event und kann in den Büroräumlichkeiten deines Unternehmens aufgehängt werden. 

Außerdem kannst du es auch, um mit gutem Beispiels voranzugehen, bei der Berichterstattung des Events in den sozialen Medien teilen. 

Tanzparty mit Live-Musik

Manche Ideen kommen nie aus der Mode. Musik z.B. ist etwas, das wirklich alle zu schätzen wissen. 

Am besten buchst du beim Planen der Veranstaltung eine Live-Band oder Sänger:innen, die bekannte Lieder zum Besten geben. 

Wenn das Budget für namhafte Künstler:innen reicht, warum nicht gleich berühmte Überraschungsgäste einladen? Beliebte Musiker:innen werden dein Publikum mit Sicherheit begeistern und für gute Stimmung sorgen. 

Und vielleicht gibt es ja sogar ein paar talentierte Mitarbeiter:innen, die bereit sind, die Bühne zu betreten.

Eine gemeinsame Tanzparty mit beliebten Hits sorgt auf jeden Fall für Spaß beim Business Event. 

VR-Reise und AR-Spiele

Wusstest du, dass 79% der Menschen, die ihren Arbeitsplatz kündigen, einen Mangel an Wertschätzung als Grund für ihre Kündigung angeben? 

Mit anderen Worten: Die Anerkennung der Mitarbeiter:innen für ihre harte Arbeit ist ein wichtiger Bestandteil einer positiven Unternehmenskultur sowie eines angenehmen Betriebsklimas. 

Und gibt es eine bessere Idee, Dank und Anerkennung zu zeigen, als mit einer virtuellen Entdeckungsreise?  

Virtual Reality und Augmented Reality bieten die perfekte Möglichkeit, um deinen Mitarbeiter:innen ein Erlebnis der anderen Art zu gönnen. 

Egal ob in Form von maßgeschneiderten Workshops, einer lustigen Schnitzeljagd, einer Entdeckungsreise in ein fernes Land oder einem Abenteuer auf den höchsten Bergen der Welt. 

Diese Idee eignet sich hervorragend, um die Teilnehmer:innen zu unterhalten und dafür zu sorgen, dass sie einzigartige Erlebnisse haben werden. 

Wer kann schließlich von sich behaupten, in einem Tag 3 Kontinente zu bereisen und bei einer Schnitzeljagd gegen magische Wesen zu kämpfen? 

Virtual Reality und Augmented Reality machen’s möglich. 

Ein Mixology-Kurs 

Wo kommen die Leute besser zusammen als bei einem erfrischenden Getränk während der Happy Hour? 

Die Happy Hour bietet sich als fantastischer Ausklang des Events an. Aber um das Ganze noch ein Stückchen interaktiver zu gestalten, kannst du daraus einen Mixology-Kurs machen. 

Bei einem Mixology-Kurs lernen die Teilnehmer:innen einen Cocktail oder für diejenigen, die keinen Alkohol konsumieren, einen Mocktail zu mixen. 

Gemeinsam mit Cocktail-Gurus kann dein Team sowohl vor Ort als auch virtuell über die Live-Übertragung an dem Kurs teilnehmen. 

Wichtig ist, dass du alle Zutaten, Materialien und Anleitungen zur Verfügung stellst. Für deine Remote-Arbeiter:innen kannst du im Voraus eine Goodie-Box mit Spirituosen, Mixern und Garnierungen versenden. 

Wir alle wissen einen guten Drink nach einem langen Arbeitstag zu schätzen. Ein Mixology-Kurs ist definitiv ein kreativer Weg, die Happy Hour aufzuwerten.  

Pro-Tipps, damit dein nächstes Business Event ein voller Erfolg wird 

Ganz gleich, ob es sich bei deinem Business Event um ein legeres Sommerfest, einen lustigen Teamtag oder ein formales Seminar handelt, mit diesen Tipps wird deine Veranstaltung bestimmt gut verlaufen. 

• Die Zeit auf deiner Seite haben 

Zeiteinteilung ist alles. Beim Planen eines Business Events ist die Zeit immer ein wichtiger Faktor, den du gut managen solltest. 

Je nachdem wie groß dein Teamevent wird, solltest du genügend Zeit einplanen und so früh wie möglich mit dem Organisieren des Events loslegen. 

Vor allem wenn du mit externen Stakeholdern zusammenarbeitest oder ein hybrides Event mit viel technischer Unterstützung planst, kann das den Zeitplan nochmals erheblich beeinflussen. 

Eine Zeitleiste kann hier als hilfreiches Tool fungieren. Damit haben alle einen genauen Überblick über die Aufgaben und dazugehörigen Deadlines. Sie visualisiert den Ablauf der Planung des Events und dient ergänzend zu einer genauen Checkliste. 

• Die perfekte Veranstaltungstechnik

Keine Veranstaltung kommt heutzutage ohne großartige Technik aus. Gute Beleuchtung, Akustik und A/V-Ausstattung sind mittlerweile für das Publikum eine Selbstverständlichkeit. Allerdings bedarf es hierbei intensiver Planung und guter Partnerschaften mit professionellen Dienstleister:innen. 

Zusätzlich kommt es immer gut an, wenn Events in Verbindung mit Kommunikations-Apps, die Live-Benachrichtigungen senden, kooperieren. 

Die Verbindung von Live-Events mit technologischen Hilfsmitteln ist heutzutage ein Muss, um ein einzigartiges Erlebnis und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

• Verfolge die Insights des Business Events 

Jedes Business Event, egal ob Weihnachtsfeier, Betriebsausflug oder Verkaufsstart, ist eine finanzielle Investition. 

Auch wenn es spannend ist, durch Mundpropaganda Feedback zu erhalten, ist es aus Sicht der Personalabteilung entscheidend, konkrete Rückmeldungen zu sammeln. 

Die Erfassung und Darstellung des ROI der Veranstaltung ist unumgänglich und muss von Anfang an geplant werden. 

Es ist auch wichtig, eine Bestandsaufnahme dessen zu machen, was gut funktioniert hat und was man verbessern kann. 

Die Auswertung dieses Feedbacks kann beim Planen des nächsten Firmenevents eine große Hilfe sein.

• Sei immer auf Notfälle vorbereitet 

Auch wenn die Organisation einer ansprechenden geschäftlichen Veranstaltung überwältigend oder stressig sein kann, darfst du nicht vergessen, einen Plan B in petto zu haben. 

Denke stets daran, dass selbst die bestgeplanten Events durch unvorhersehbare Umstände aus dem Ruder laufen können. Das klingt natürlich nach Worst-Case-Szenario, ist aber halb so schlimm, wenn du auf unvorhergesehene Situationen vorbereitet bist. 

Schule dein Team schon im Voraus, sodass alle wissen, was zu tun ist, wenn die Dinge nicht so reibungslos verlaufen, wie geplant. 

Mit diesen Tipps und der umfangreichen Checkliste wirst du das perfekte Konzept für dein nächstes Business Event entwerfen können. So steht einem erfolgreichen Event nichts mehr im Weg.