Warum Hybrid Events deine Firmenveranstaltungen revolutionieren
Was sind Hybrid Events überhaupt?
Die Definition von Hybrid Events scheint auf den ersten Blick recht simpel. Eine hybride Veranstaltung ist eine Kombination aus persönlichen und digitalen Elementen, die auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind, um ein optimales Erlebnis zu bieten.
Doch die Realität ist ein wenig komplexer. Oft werden hybride Veranstaltungen mit solchen, die es nicht sind, verwechselt.
Um eine hybride Veranstaltung zu schaffen, die deinem Betrieb hilft, seine Ziele zu erreichen, ist es demnach auch wichtig zu verstehen, was ein hybrides Event nicht ist.
- Eine von dir mit dem Handy gefilmte, per Livestream übertragene Veranstaltung vor Ort
- Eine persönliche Veranstaltung mit einem virtuellen Zusatzprogramm
- Eine virtuelle Veranstaltung mit einer regionalen Happy Hour
Viel eher handelt es sich dabei um:
- eine nahtlose Integration von Technologie, um die Teilnahme zwischen einem Live- und einem virtuellen Publikum zu erleichtern
- Ein Erlebnis, das alle Zielgruppen auf eine zuschauerfreundliche Weise anspricht
- Ein Event bei dem das Online- und Live-Publikum auf gleicher Ebene stehen
Jeder Teil einer hybriden Veranstaltung, ob persönlich oder virtuell, ist speziell auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten und personalisiert.
Das soll sie zum Handeln und Entdecken anregen. Dein persönliches Publikum erhält ein VIP-Erlebnis, das dem Unternehmen hilft, Leads zu generieren, Networking zu betreiben und Produkte zu präsentieren.
Diese moderne Art der Firmenevents bietet neue Möglichkeiten, die Teilnehmer:innen zu fesseln und sie mit deiner Marke zu verbinden.
Gleichzeitig kannst du wichtige Daten sammeln und mit mehr Menschen in Kontakt treten.
Die verschiedenen Arten von Hybrid Events
Glücklicherweise macht es die heutige Technologie sehr viel einfacher, ein Hybrid Event zu erstellen, das online genauso beeindruckend und ansprechend ist wie im physischen Veranstaltungsraum.
Der Einsatz von traditioneller audiovisueller Technologie in Verbindung mit virtueller Realität, On-Demand-Inhalten und persönlichen Medien schafft Möglichkeiten für Gemeinschaft, Zugehörigkeit, Entdeckung und Gespräche in jeder Umgebung.
Man unterscheidet bei den verschiedenen hybriden Veranstaltungsformaten in zwei Hauptkategorien.
Interne hybride Veranstaltungen
Interne Veranstaltungen sind Programme, die den internen Interessengruppen deines Unternehmens zugutekommen, z.B. Mitarbeiter:innen oder Führungskräften.
Für viele Unternehmen ist es nahezu unmöglich, alle internen Stakeholder in einem Raum zu einer Sitzung zu versammeln. Hier kommen dann hybride Veranstaltungen ins Spiel.
Dazu wird eine Veranstaltung beispielsweise im Hauptsitz des Unternehmens ausgetragen und per Livestream an alle externen Beteiligten übertragen, damit man mit diesen genauso interagieren kann. Gängige interne Hybrid Veranstaltungen sind:
- Sales Kick-Offs
- Größere Teambesprechungen
- Jahreshauptversammlungen
Externe hybride Events
Externe Veranstaltungen sind Programme, die sich an die Kund:innen, Interessent:innen oder Klient:innen richten.
Wenn du eine externe Veranstaltung in einen hybriden Rahmen umwandelst, kannst du mehr Teilnehmer:innen anlocken und gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens verringern.
Zu den externen Veranstaltungen, die als Hybrid Veranstaltungen durchgeführt werden können, gehören:
- Konferenzen (wenn Kund:innen inkludiert sein sollen)
- Fachmessen
- Produktvorführungen
Pros und Cons von Hybrid Events
Wie fast alles im Leben haben auch hybride Events ihre Vor- und Nachteile. Beginnen wir mit zweiterem. Wer die Nachteile von Hybrid Events kennt, kann beim Planen besser darauf eingehen, um sie eventuell zu umgehen.
Höherer Arbeitsaufwand
Die Wünsche und Bedürfnisse von Präsenz- und Online-Teilnehmer:innen variieren. Daher muss man beim Organisieren eines Hybrid Events auf beide Gruppen eingehen.
In der Planung bedeutet das, dass man quasi den doppelten Arbeitsaufwand hat, da man zwei Veranstaltungen gleichzeitig organisieren muss. Trotz allem sollten diese beiden Events miteinander verbunden sein.
Die Kunst liegt also darin, zwei separate Events digital und analog miteinander zu vereinen und jegliche Teilnehmer:innen bestens zu integrieren.
Mehr geschultes Personal
Die hybride Veranstaltungstechnik ist komplex. Deswegen braucht es nicht nur geschultes Personal vor Ort, sondern auch fachkundige Techniker:innen.
Diese sorgen dafür, dass sich alle digitalen Teilnehmer:innen genauso einwandfrei am Geschehen beteiligen können wie jene am Veranstaltungsort.
Man benötigt also sowohl Betreuer:innen beim realen Event, als auch im digitalen Raum. Diese müssen bei allen technischen Problemen Hilfe garantieren können.
Höhere Investitionen
Diese Investitionen sind im besten Fall nur einmal aufzuwenden. Um alle technisch notwendigen Ressourcen für ein hybrides Format bereitstellen zu können, sind anfängliche Investitionen notwendig.
Allerdings werden diese Kosten bei zukünftigen hybriden Gruppenevents nicht mehr anfallen. Lediglich die Wartungskosten der Technik werden weiterhin ein Kostenfaktor sein.
Neben einigen negativen Aspekten gibt es natürlich auch zahlreiche Vorteile, von denen sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter:innen und Teilnehmer:innen bei hybriden Events profitieren können.
Höhere Teilnehmerzahl
Obwohl eine persönliche Firmenfeier oder Konferenz oft am interessantesten ist, haben manche Menschen nicht die Zeit oder Möglichkeit, weite Strecken zu reisen, um an solchen Firmenveranstaltungen teilzunehmen.
Bei einer hybriden Veranstaltung können diese Personen jedoch eher dazu bewegt werden, an der Veranstaltung teilzunehmen, da die Zeit und Kosten der Anreise komplett wegfallen.
Die Umstellung auf eine hybride Veranstaltung kann viel mehr Teilnehmer:innen anziehen als eine reine Präsenzveranstaltung.
Verbessertes Engagement für Inhalte
Wichtige Reden, Sitzungen oder Seminare werden bei Hybrid Events aufgezeichnet.
Teilnehmer:innen, die an bestimmten Teamevents oder Konferenzen nicht teilnehmen können, können diese noch Tage später per Video verfolgen.
Man kann sich also öfter und auch im Nachhinein noch mit den Inhalten der Veranstaltungen beschäftigen.
Geringerer ökologischer Fußabdruck
In Zeiten wie diesen ist es wichtiger denn je, dass Unternehmen mit gutem Beispiel vorangehen und ihren Beitrag zum Umweltschutz leisten.
Weniger Anwesende vor Ort bedeutet weniger Reisen, weniger Ressourcen, weniger Mahlzeiten, die eventuell weggeworfen werden und generell weniger Müll.
So positioniert sich dein Unternehmen nicht nur als Veranstaltungsspezialist, sondern auch als umweltbewusster Betrieb.
Wie plant man ein erfolgreiches Hybrid Event?
Beim Planen einer Hybrid Veranstaltung ist es wichtig, alle Details abzustimmen. Beginnend mit der Zielsetzung über den Veranstaltungsort bis hin zur Unterhaltung der Anwesenden läuft eine umfangreiche Organisation Schritt für Schritt ab.
- Klare Ziele
Warum möchtest du das Event veranstalten und was willst du damit erreichen? Welchen Mehrwert bietest du dem Publikum und den Sponsoren?
Später können diesen Zielen KPIs zugewiesen werden, um den Erfolg der Veranstaltungen zu messen.
- Veranstaltungsort
Neben einem realen Ort für das Event geht es bei diesem Punkt auch um eine virtuelle Plattform. Bei internationalen Events musst du eventuell auch Rücksicht auf verschiedene Zeitzonen nehmen.
- Zielgruppe
Am besten erstellst du Personas, um die Zielgruppe für deine Veranstaltung bestens definieren zu können.
Einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg einer Veranstaltung besteht darin, nicht nur die Zielgruppe zu verstehen, sondern auch ihr Verhalten, ihre Bedürfnisse und ihre Erwartungen an die Veranstaltung zu kennen.
- Budgeting
Beim Organisieren ist es wichtig, ein Budget für die einzelnen Kosten wie Veranstaltungsort, virtuelle Veranstaltung und Technik, Redner:innen,Verpflegung, Personal usw. aufzustellen.
- Technologie
Da eine hybride Veranstaltung zwei Erlebnisse bietet, musst du über die richtige Technologie dafür verfügen.
Neben der geeigneten Hardware empfiehlt sich auch die Verwendung einer Software, um die Interaktion, das Networking und das generelle Event-Engagement zu erleichtern.
- Branding
Um das Marketing und die Werbung für das Hybrid-Event zu optimieren, ist ein detaillierter Inhaltsplan unerlässlich.
Gutes Marketing zeigt seine Wirkung bereits vor dem Event, aber auch währenddessen und im Nachhinein.
Für nachhaltige Erinnerungen und langanhaltende Wirkung bei firmeninternen Events sorgt unser Stickeralbum.
Diese unterhaltsame Alternative zu klassischen Kennenlernspielen bietet den perfekten Einstieg für regen Austausch und Networking.
Die Teilnehmer:innen vor Ort müssen sich der Herausforderung stellen, ein Stickeralbum mit Sticker aller Anwesenden zu füllen.
Das rege Sammeln und Tauschen fördert nicht nur die Kommunikation, sondern wird gerne auch als Teambuilding Spiel und Stimmungsauflockerer herangezogen.
Eine einmalige Chance, alle von deinem Event zu überzeugen und ein Ereignis mit Mehrwert zu veranstalten.
Hybrid Events Best Practice
Wie sehen hybride Veranstaltungen also in der Praxis aus?
Hybride Formate können in jeder Branche und für jede Veranstaltung funktionieren. Hier sind zwei praxisnahe Beispiele von hybriden Events:
- Die hybride Veranstaltung eines Verbandes möchte zwei Zielgruppen gleichzeitig im selben Ereignis, aber auf unterschiedliche Art und Weise ansprechen.
Daher schaffen sie ein persönliches Erlebnis für einflussreiche Persönlichkeiten und Entscheidungsträger:innen vor Ort mit interessanten Präsentationen und Diskussionen.
Gleichzeitig wird eine Live-Übertragung der Präsentationen und Diskussionen mit einem News Desk hinter den Kulissen und On-Demand-Inhalten angeboten.
Dieses gibt der breiten Masse und einem weniger einflussreichen Publikum die Möglichkeit, dem Inhalt und Kontext zu folgen.
- Ein weiteres Beispiel für ein hybrides Event wäre etwa die Veranstaltung zur Produkteinführung eines Unternehmens. Der Plan hierbei ist es, mehr Einblicke als sonst zu geben und den Markt besser zu erforschen.
Denjenigen, die nicht persönlich anwesend sein können, erhalten einen Link zu einer Landing Page, auf der ein Formular auszufüllen ist, um einen Livestream der Produkteinführung zu sehen.
Auf diese Weise wird nicht nur die Zielgruppe der Veranstaltung erweitert, sondern auch eine unterhaltsame, exklusive Veranstaltung für die Teilnehmer:innen aus der Ferne geschaffen.
Das Unternehmen erhält zudem einen größeren und umfassenderen Datensatz, der bessere demografische Rückschlüsse zulässt.
Sind hybride Events das richtige für mein Unternehmen?
Da du nun genau weißt, was hybride Events sind, kannst du dir darüber Gedanken machen, ob diese in deine Organisationskultur passen oder nicht.
Um das herauszufinden, stellst du dir am besten ein paar Schlüsselfragen:
- Was ist das Ziel deiner nächsten Veranstaltung? Kannst du es ausschließlich persönlich oder auch virtuell erreichen?
- Wer ist deine Zielgruppe? Was erwartet diese von deinen Betriebsfeiern?
- Wie sieht es mit Sponsoring-Möglichkeiten aus?
- Gibt es einen Veranstaltungsort oder die Möglichkeit eines digitalen Raumes?
Zusätzlich solltest du dich mit deinem Team über Präferenzen, Ressourcen und Risiken unterhalten. Gemeinsam werdet ihr bestimmt eine Entscheidung treffen können.
Auf jeden Fall kann die Einbeziehung virtueller und hybrider Events dein betriebliches Veranstaltungsprogramm revolutionieren und deine Strategie verändern.
