Networking Events planen leicht gemacht

von Patrick / 5.2.2023

So planst du dein Networking Event in 8 Schritten 

Ein Networking Event ist eine Zusammenkunft von Fachleuten, die sich kennenlernen, austauschen und berufliche Beziehungen aufbauen möchten.

Networking Events können sich an Mitarbeiter:innen einer bestimmten Berufsgruppe oder Branche richten. Andere können einen breiteren Rahmen haben, z.B. für alle Fachleute, die sich für bestimmte Marketingtechniken interessieren.

Solche Events können auch in ihrer Struktur variieren. Bei einigen können die Teilnehmer:innen in einem ungezwungenen Rahmen miteinander kommunizieren und nach Belieben Leute treffen. 

Bei anderen Networking Veranstaltungen kann eine Aktivität im Mittelpunkt stehen, wie beispielsweise eine Präsentation mit anschließender Fragerunde. 

Ganz egal, wofür du dich entscheidest. Wenn du ein Networking Event planen möchtest, solltest du rechtzeitig damit anfangen. 

Denn wenn du dich vor dem Firmenevent bereits ausführlich um die Logistik kümmerst, kannst du sicherstellen, dass die Teilnehmer:innen eine angenehme Zeit bei deinem Event verbringen werden. 

Hier die wichtigsten Tipps, um ein erfolgreiches Network Event zu organisieren. 

Definiere die Nische 

Die besten Networking Veranstaltungen haben einen engen Fokus. Der Vorteil daran ist, dass deine Gäste eine gemeinsame Basis haben, um miteinander zu sprechen. So können sie eher den größten Nutzen aus der Veranstaltung ziehen.

Ein klarer Zweck oder eine enge Nische für das Gruppenevent helfen bei der Festlegung der Zielgruppe, der Struktur und anderer notwendiger Komponenten. 

Ein bestimmtes Ziel oder ein klarer Zweck können außerdem mehr Menschen dazu ermutigen, sich anzumelden und teilzunehmen. 

Der Zweck deiner Veranstaltung könnte sein: 

• Führungskräfte in einer bestimmten geografischen Region zusammenzubringen
• Fachleuten eine bestimmte Fähigkeit beizubringen, z.B. Budgetierung oder geschäftsbezogene soziale Medien
• Veranstaltung einer Vorlesung oder eines Vortrags
• Geld für eine Wohltätigkeitsorganisation oder einen guten Zweck zu sammeln
• Expert:innen in einer bestimmten Branche zusammenbringen
• Rekrutierung von Personen für eine Berufsorganisation

Bestimmte deine Zielgruppe 

Als nächstes geht es darum, die Zielgruppe für die Firmenveranstaltung zu definieren. 

Die Zielgruppen mancher Networking Events sind ziemlich offensichtlich. Wenn der Zweck deiner Veranstaltung beispielsweise darin besteht, medizinische Fachkräfte in Hannover zu vernetzen, ist bereits klar, an wen du die Veranstaltung vermarkten musst. 

Manchmal kann es aber auch schwieriger sein, die passende Zielgruppe zu ermitteln. Wenn du z.B. einen Workshop veranstaltest, musst du etwas mehr Recherchearbeit machen, um herauszufinden, welche Teilnehmer:innen dieser interessieren könnte.

Sobald du das Zielpublikum kennst, kannst du sowohl die Struktur der Veranstaltung festlegen, als auch die Vermarktung planen. 

Finde das passende Format 

Es ist wichtig, bei der Planung des Corporate Events das Format gut auf dein Publikum abzustimmen. Stell dir dafür die Frage, welche Art von Veranstaltung deine Gäste brauchen, um den größten Nutzen aus dem Erlebnis zu ziehen.

Eine kleine Gruppe von lokalen Unternehmern, die sich untereinander kennen, ist vielleicht mit einem informellen Treffen in einem Restaurant oder einem Teamtag mit Wandern oder Camping zufrieden. 

Ein Treffen von hochkarätigen Anwaltskanzleien hingegen erfordert vielleicht einen schicken Veranstaltungsort, mehrere Gänge zum Abendessen und ein Podium für Reden.

Lege ein Budget fest

Unabhängig von der Größe deines Networking Events ist es wichtig, ein Veranstaltungsbudget zu erstellen und einzuhalten. Ein vorgegebenes Budget hilft, Entscheidungen zu treffen und das Geld bestmöglich einzusetzen. 

Die einzelnen Budgetposten können je nach Veranstaltung variieren, aber hier sind einige Kostenpunkte, die auf jeden Fall eingeplant werden müssen. 

• Die Miete des Veranstaltungsorts
• Bei Hybrid Events die Videokonferenzplattform
• Essen und Getränke
• Gastredner:innen oder Leiter:innen von Seminaren und Workshops
• Marketingmaterialien

Das Budget bestimmt auch, wie das Event finanziert werden soll. Verlangst du Eintrittsgelder oder wird um Spenden gebeten? Ist die Verpflegung im Preis inbegriffen? Oder musst du dich auf die Suche nach Sponsor:innen machen, um den Teilnehmer:innen ein möglichst kostengünstiges Event zu ermöglichen? 

Suche eine passende Location 

Bei der Planung des Events ist es ebenso wichtig, eine Location zu finden, die zum Zweck und Format der Network Veranstaltung passt.

Eine Bar oder eine Hotellobby eignet sich hervorragend für kleine bis mittelgroße Networking Events mit einer lockeren Atmosphäre. 

Wenn du aber ein Seminar oder einen Vortrag halten möchtest, solltest du eher ein Kongresszentrum oder einen großen Saal mit Ton- und Projektionstechnik buchen. 

Dabei ist es auch wichtig, diese Buchung bereits früh in der Planung zu tätigen, da Veranstaltungsorte oft schnell ausgebucht sind. 

Findet das Event virtuell statt, wähle die Software für Videoübertragung den Anforderungen der Veranstaltung entsprechend. 

Kreiere eine Agenda 

Beim Planen von Veranstaltungen ist es unerlässlich, eine geordnete Agenda zu erstellen. Überlege daher, wie lange welche Teamaktivität dauern könnte oder wie viel Zeit für Vorträge und Fragerunden eingerechnet werden muss. 

Diese Tagesordnung kann dann gemeinsam mit der Einladung an die Teilnehmer:innen des Networking Events verschickt werden. 

Unabhängig davon, ob es sich um eine strukturierte oder eine eher lockere Veranstaltung handelt, müssen die Gäste bestimmte Details im Voraus wissen. 

Infos wie Check-In, Wegbeschreibung, Parkplätze, Anzahl der Teilnehmer:innen oder Garderobe helfen den Gästen, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. 

Natürlich kannst du auch eine benutzerdefinierte Event App wie Whova oder Eventee dafür verwenden. Solche Apps sind eine großartige Ergänzung für jede Veranstaltung, insbesondere für ein Networking Event. 

Damit kannst du auf einfachstem Weg: 

• mit den Teilnehmer:innen über private Nachrichten interagieren
• deine Gäste in einer Umfrage abstimmen lassen
• Den Zeitplan der Veranstaltung anzeigen
• Ankündigungen an die Gäste senden

Die Event Promotion 

Wähle deine Marketingkanäle je nach Zielgruppe, Budget und Art der Veranstaltung. 

So kann beispielsweise Printmarketing für eine Veranstaltung, die sich an lokale Fachleute richtet, effektiver sein, während Social Media Marketing besser für eine virtuelle Veranstaltung geeignet ist.

Hier sind einige Möglichkeiten, dein Networking Event zu promoten:

• Digitale Anzeigen

Facebook Ads ist ein großartiges Instrument, da du deine Anzeigen gezielt auf die Tätigkeit und die Interessen der Empfänger:innen ausrichten kannst. 

Auch Google Ads sind nützlich. Fokussiere dich dabei auf Begriffe, mit denen Menschen nach Networking Möglichkeiten oder Communities in der Nische deiner Veranstaltung suchen.

• Gruppen in sozialen Medien

Besuche Gruppen auf Facebook und LinkedIn, die sich mit der Nische des Events beschäftigen. Dieser digitale Versammlungsort für Fachleute ist ideal, um deine Veranstaltung zu teilen. 

• Emails

Es mag mühsam sein, aber manchmal ist das Versenden von Emails der beste Weg, um Gäste für dein Networking Event zu finden. 

Finde relevante Unternehmen und bitte deine Kontakte, auch in Büros und auf ihren Websites, auf dein Event hinzuweisen. 

• Flugblätter

Flugblätter sind vor allem für das schwarze Brett im Büro und anderen öffentlichen Gebäuden hilfreich. Verteile sie an deine Kolleg:innen und Business Partner:innen. 

Follow-up mit den Teilnehmer:innen

Vergiss bei deiner Checkliste für das Networking Event nicht den allerletzten Punkt. 

Das Follow-up ist enorm wichtig, wenn du in der Zukunft noch bessere Events organisieren möchtest. 

Sende dafür ein paar Tage nach der Veranstaltung eine kurze Email an alle Teilnehmer:innen. In dieser Nachricht kannst du dich erkundigen, wie ihnen das Event gefallen hat und eine kleine Umfrage starten. 

Bitte um konstruktives Feedback, damit du dich zukünftig verbessern und ein noch besseres Erlebnis garantieren kannst. 

• Was hat gefallen? 
• Was hat nicht gefallen? 
• Was hat gefehlt? 
• Was kann beim nächsten Mal besser gemacht werden? 

Nutze diese Follow-up-Email, um die Gäste zu ermutigen, ihre Interaktionen online über eine spezielle LinkedIn Gruppe fortzusetzen. 

3 ultimative Tipps, um das beste Networking Event zu planen

Ein Networking Event zu organisieren ist nicht einfach. Es ist ein zeitintensiver Prozess, bei dem so einiges schief gehen kann. Daher ist auch der Druck groß, eine gute Performance hinzulegen. 

Schließlich möchte man nicht, dass die Teilnehmer:innen des Networking Events enttäuscht oder sogar gelangweilt nach Hause gehen. 

Es gilt also nicht nur logistisch alles zu geben, wenn es darum geht, ein gutes Event zu planen. Auch das Rahmenprogramm muss perfekt durchgetaktet sein, damit die Anwesenden eine gute Zeit haben und viel von dem Networking Event mitnehmen können. 

Erleichtere die Interaktion

Die Interaktion erleichtern ist einfacher gesagt, als getan. Wusstest du, dass es spezielle Moderator:innen gibt, die Leuten bei Networking Events genau mit dieser Interaktion helfen? 

Solche Moderator:innen führen gekonnt durch das Event und sorgen dafür, dass die Anwesenden sich vernetzen, Gesprächsthemen finden und motiviert an verschiedenen Programmpunkten teilnehmen. 

Hier ein paar witzige Ideen, mit denen du die Leute zusammenbringst: 

• Organisiere eine Runde Speed Networking
• Die Moderator:innen können lustige Fragen stellen, um die Stimmung aufzulockern 
• Tombola und andere Wettbewerbe, bei denen gegeneinander gespielt werden kann und am Ende Sieger:innen gekürt werden
• Aktivitäten wie gemeinsames Kochen oder Basteln 
• Die Moderator:innen können dafür sorgen, dass Kleingruppen gebildet werden, in denen die Unterhaltung leichter fällt

Garantiere ein unterhaltsames Programm 

Kontakte knüpfen ist nicht immer einfach. Damit es den Teilnehmer:innen leichter fällt, aufeinander zuzugehen, kannst du ein paar Spiele und andere Aktivitäten ins Programm einbauen, damit die Leute leichter ins Gespräch kommen. 

Unser Stickeralbum eignet sich hervorragend dafür. Bereits bei der Anmeldung erhalten die Teilnehmer:innen die Information dazu, wie die Sticker von ihnen angefertigt werden. 

Bei der Organisation des Events musst du selbstverständlich genügend freie Zeit einplanen, damit der Sammelspaß auch wirklich optimal stattfinden kann. 

Du wirst sehen, deine Gäste werden super einfach ins Gespräch kommen und sich köstlich unterhalten. Das rege Sammeln und Tauschen sorgt dafür, dass wirklich alle Anwesenden in die Aktivität integriert werden und mit anderen kommunizieren können. 

Erfahrungsgemäß wissen wir, dass sich durch das Stickeralbum Menschen der verschiedensten Berufsgruppen und Altersklassen untereinander austauschen. 

Zur Feier des Tages dürfen dann natürlich alle Teilnehmer:innen mit einem bunt gefüllten Stickeralbum und vielen neuen Kontakten nach Hause gehen. 

Klicke hier auf den Button um mehr über unser Stickeralbum für dein nächstes Networking Event zu erfahren. 

Sorge für Verpflegung 

Bei vielen Networking Veranstaltungen werden Speisen und Getränke angeboten. Während die Vorspeisen in der Regel kostenlos sind, kannst du Getränke und umfangreichere Speisen separat verkaufen.

Verpflegung bei einem Networking Event ist deswegen eine gute Idee, weil es einerseits ein gutes Bild bei den Gästen macht. Und andererseits entstehen beim Snackbuffet oder an der Getränkebar oft nicht nur Smalltalk, sondern richtig gute geschäftliche Gespräche. 

So eigenartig es klingen mag, Essen und Trinken sorgt manchmal ungewollt für eine super Eisbrecheraktivität. 

Sollte es sich bei deinem Event um eine virtuelle Veranstaltung handeln, kannst du ein Rezept für ein spezielles Erfrischungsgetränk anbieten, das die Teilnehmer:innen dann selbst zubereiten können. 

Mit diesen Tipps wirst du bestimmt für gute Interaktion und Unterhaltung bei deinem nächsten Networking Event sorgen.