Abteilungen im Unternehmen verstehen und die Zusammenarbeit verbessern
Für eine bessere Kommunikation zwischen den Abteilungen
Die verschiedenen Abteilungen in einem Unternehmen sind oft aus ganz unterschiedlichen "Menschentypen" aufgebaut. Sie haben unterschiedliche persönliche Werte und Interessen, und auch ihre Stärken können stark variieren.
In ihrer Rolle im Unternehmen legen sie aufgrund ihrer Arbeitsaufgaben unterschiedliche Maßstäbe und Prioritäten an. Während die Personalabteilung den Fokus auf die Produktivität und das Wohlergehen der Mitarbeiter:innen legt, möchte die Buchhaltung vielleicht lieber, dass Kosten reduziert werden - egal, ob die Kosten von Personalentwicklungsmaßnahme das Betriebsklima verbessern würden.
Dadurch entstehen natürliche Reibungspunkte zwischen den Abteilungen. Jedes Team hat eine eigene "Prioritäten-Brille" auf, die ihm eine andere Perspektive ermöglicht.
Das kann sich in der Realität so anfühlen, als ob Vertriebler:innen und Leute aus der IT eine komplett unterschiedliche Sprache sprechen - oder vielleicht sogar auf unterschiedlichen Planeten zu Hause sind. Und daran auch nichts ändern möchten.
Da es für die Produktivität und Stimmung im Unternehmen wichtig ist, dass die Abteilungen untereinander auskommen, ist es eine wichtige Aufgabe, mögliche Kluften zwischen den Teams zu überwinden und sie effektiv zusammenarbeiten zu lassen.
Wir machen hier unter anderem einen Abstecher in die Organisationspsychologie und haben am Ende konkrete Übungen und Maßnahmen, mit denen du die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit als alter HR Profi fördern kannst.
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Best Case Szenario: Eine effiziente, harmonische Zusammenarbeit
Im besten Fall sind die Abteilungen sich untereinander wohlgesonnen und arbeiten effektiv und harmonisch zusammen. Das kann man an ganz konkreten Verhaltensmarkern festmachen und erkennen.
Achtung: Die folgende Checkliste hört sich für dich vielleicht wie eine Utopie an. In den meisten Unternehmen sieht die Realität nicht so rosig aus. Trotzdem: Eine gute Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist möglich.
Hier siehst du das Best Case Szenario einer guten teamübergreifenden Zusammenarbeit:
- Frei fließende Kommunikation - die Abteilungen tauschen aus Eigenmotivation Emails und Slack-Nachrichten aus und finden in Meetings oder Events Berührungspunkte miteinander.
- Gegenseitiges Vertrauen - die Abteilungsleiter:innen und ihre Teams wissen, dass sie sich aufeinander verlassen können und genauso an ihrem Wohlbefinden interessiert sind.
- Harmonische Meetings - abteilungsübergreifende Meetings sind nicht steif, kalt, und formell (oder sogar passiv aggressiv und konfliktgeladen). Die Meetings verlaufen harmonisch und effizient ab, sodass alle ihre Arbeit gut umsetzen können.
- "In it together" Mentalität - allen Abteilungen ist klar, dass sie an einem Strang ziehen. Was gut für das eine Team ist, ist nicht der Schaden des anderen Teams. Deswegen wird gemeinsam auf Erfolg hin gearbeitet. Man versucht, immer die beste Lösung für alle Teams und das Unternehmen allgemein zu finden.
- Persönliche Beziehungen zwischen den Abteilungen - Zwischen den Abteilungen gibt es auch persönliche Beziehungen und Kolleg:innen, die Freundschaften pflegen oder gemeinsam zu Mittag essen. Die Interaktionen der Abteilungsmitglieder sind nicht nur auf arbeitsrelevante Treffen beschränkt.
- Gegenseitiges Rollenverständnis - Die Abteilungen kennen und verstehen die Aufgaben anderer Teams und erkennen deren Wichtigkeit an. Dazu braucht es häufigen Austausch und Kontaktpunkte im Arbeitsalltag, um einen Wissensaustausch und dieses Verständnis zu fördern.
Worst Case Szenario: Passive Aggression, Konflikte und Einzelgängertum
Nach diesem angenehmen Bild einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit schauen wir uns nun mutig das Worst Case Szenario an.
Stell es dir so vor: Jede Abteilung arbeitet für sich und verfolgt stur die eigenen Prioritäten und Initiativen. Informationen werden nicht nur aus Unverständnis über deren Notwendigkeit im anderen Team nicht geteilt. Nein, sie werden wie Schätze gehortet und nur ungern herausgegeben.
Es gibt eine "Wir gegen die Anderen" oder "Jeder ist sich selbst der Nächste" Haltung, die sich in passiv aggressivem Verhalten oder sogar in offener Konfrontation zeigt.
Wie du dir vorstellen kannst, führt das zu Nichts. Oder jedenfalls zu nichts Gutem.
Stillstand ist die Folge, die Mitarbeiterproduktivität sinkt und Konflikte im Unternehmen sind an der Tagesordnung und rauben allen Energie. Das führt langfristig zu unglücklichen Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen aufgrund mangelnden Wohlbefindens am Arbeitsplatz verlassen.
Organisationspsychologie 1x1: Wie der In-Group Bias die Zusammenarbeit erschwert
Laut Springer ist die Definition des Ingroup-Bias (auch “Eigengruppenverzerrung” genannt) die folgende:
"Die Tendenz, die Mitglieder und Besonderheiten der eigenen Gruppe (Ingroup) im Vergleich zu Außengruppen (Outgroups) als überlegen zu bewerten."
In den Unternehmenskontext übersetzt bedeutet das: Jede Abteilung denkt über sich (Ingroup), dass sie etwas besonderes und daher den anderen Abteilungen (Outgroup) überlegen ist. Wir halten uns also für etwas besseres. Zugeben würde das kaum jemand, aber häufig findet das auf unterbewusster Ebene statt.
Die Folgen davon sind nicht ohne: Denn wenn ich denke, dass ich und meine Leute etwas besonderes und besseres sind, dann behandle ich "die anderen" ungleich und benachteilige sie. Es kann so eine Art Entitlement entstehen, beispielsweise nach dem Motto "Wir haben es uns verdient, dass die anderen manchmal wochenlang auf eine Antwort von uns warten müssen. Immerhin arbeiten wir auch am härtesten, da haben wir keine Zeit für deren belanglosen Nachfragen!"
Wie du den Ingroup Bias der einzelnen Abteilungen überwindest
Dass das für eine effektive (und harmonische) Zusammenarbeit nicht gerade förderlich ist, versteht sich von selbst. In der HR Abteilung hast du die Chance, den Ingroup-Bias durch gezielte Change Initiativen zu reduzieren. Je mehr du den Teamgeist in eurer Firma stärkst und den Austausch förderst, desto eher sehen sich alle Mitarbeiter:innen als Teil eines großen Ganzen.
Das kannst du zum Beispiel mit einem Stickeralbum erreichen, durch dass sich die Leute abteilungsübergreifend kennenlernen. Oder du organisierst ein episches Teamevent oder eine Firmenfeier, bei der Abteilungsgrenzen überwunden werden.
Dadurch wird nicht nur das Betriebsklima verbessert, sondern du reduzierst auch den Ingroup Bias, da die einzelnen Abteilungen sich nicht mehr so abgekapselt (und dadurch besonders und anders) fühlen.
Warum ist ein Verständnis der verschiedenen Unternehmensabteilungen so wichtig?
Die Grundlage für eine gute abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist eine gute interne Kommunikation. Wer nicht miteinander kommuniziert, der kann sich auch nicht kennen und wertschätzen lernen.
Es kann helfen, im Onboarding Prozess ein Organigramm mit allen Abteilungen im Unternehmen zu zeigen, um von Anfang an ein gewisses Verständnis für die Aufgaben der eigenen und der anderen Abteilungen aufzubauen.
Wenn allen Mitarbeiter:innen klar ist, wie die Firmenstruktur aussieht und wer für welche Unternehmensbereiche zuständig ist, baut das Kommunikationshürden ab ("Darf ich diese Person überhaupt nach dieser Information fragen?") und erleichtert ein wertschätzendes Miteinander.
Praxisübung: Wie die HR die verschiedenen Abteilungen unterstützen kann
Für dich in der HR Abteilung ist es wichtig, sich klarzumachen, wo die natürlichen Stärken und Prioritäten der einzelnen Abteilungen liegen. Dadurch wird es einfacher, sie alle an einen Tisch zu bringen und jede Abteilung an den richtigen Angelpunkten zu motivieren.
Dazu kannst du dir zum Beispiel 15 Minuten Zeit nehmen und folgende Reflexion durchgehen:
- Erstelle eine Liste: Welche Abteilungen gibt es in eurem Unternehmen?
- Frage dich bei jeder Abteilung: Was ist dieser Abteilung am wichtigsten? Wann sind sie zufrieden? Was brauchen sie, um produktiv zu arbeiten?
- Schreibe anschließend drei Persönlichkeitsmerkmale für jede Abteilung auf, die dir in der Interaktion mit ihnen aufgefallen sind.
- Frage dich: Wie muss ich mit dieser Abteilung kommunizieren, um sie bei Ihren Prioritäten zu packen? Was muss ich in ihrer "Persönlichkeitsstruktur" beachten, um meine Botschaften effektiv zu platzieren?
Nach dieser Übung wird es dir klarer sein, wie die unterschiedlichen Unternehmensabteilungen ticken. Vielleicht hast du auch einen Grund identifiziert, warum es in der Kommunikation mit der HR Abteilung oder anderen Teams häufiger zu Missverständnissen oder Konflikten kommt.
Fazit: Mehr Verständnis führt zu einem besseren Miteinander
In jedem Unternehmen ist es wichtig, dass die einzelnen Abteilungen effektiv und harmonisch miteinander zusammenarbeiten, von den kleinen bis zu den großen. So vermeidest du Silodenken, Konflikte, und ein unangenehmes Betriebsklima, dass dir am Ende eine hohe Mitarbeiterfluktuation beschert.
Wenn du nach einer ganz pragmatischen und konkreten Maßnahme suchst, mit der du die Bande zwischen deinen Abteilungen enger knüpfen kannst, dann empfehlen wir dir unser Stickeralbum als Sammelerlebnis für das ganze Unternehmen.
Ein besseres Miteinander im Unternehmen
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