So kannst du eure interne Kommunikation verbessern
Warum du die interne Kommunikation im Auge behalten solltest
Schlechte interne Kommunikation führt nicht nur zu kleinen Missverständnissen. Sie kann auch zu einem richtigen PR Problem werden.
Wie 2014, als ein internes Memo von PayPal CEO David Marcus geleakt wurde. Nachdem er hörte, dass einige Mitarbeiter die PayPal App nicht benutzen möchten, forderte er sie auf, sich einen neuen Job zu suchen.
Ein anderes Beispiel: Der Better.com CEO Vishal Garg feuerte knallhart 900 Mitarbeiter - während eines Zoom Calls.
Du kannst dir vorstellen, dass die Folgen dramatisch waren. Es gab in beiden Fällen einen riesigen Skandal gefolgt von Kündigungen und einem beträchtlichen Imageschaden.
Diese Beispiele sollen zeigen: Die interne Kommunikation zu verbessern ist kein Nebenthema im HR, dass man stiefmütterlich behandeln kann.
Natürlich wird nicht jede schlechte interne Kommunikation sofort zu einem öffentlichen Skandal. Interne Kommunikation betrifft auch nicht nur das Verhalten der Geschäftsführung. Aber du siehst: Es lohnt sich, Strukturen für eine gute interne Kommunikation zu schaffen.
Wie kannst du also für eine effektive innerbetriebliche Kommunikation sorgen? Und wie stellst du sicher, dass sie ehrlich und menschlich wirkt?
Was ist das Ziel von interner Kommunikation?
Bevor wir uns ansehen, was eine gute interne Kommunikation ausmacht, gehen wir noch einmal kurz zu den Basics.
Was ist interne Kommunikation? Und was soll sie bringen?
Was ist interne Kommunikation überhaupt?
Die interne Kommunikation beschreibt sämtliche Kommunikationsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens (im Gegensatz zu externer, nach außen gerichteter Kommunikation).
Wie du im Beispiel gesehen hast, bleibt interne Kommunikation nicht immer privat - besonders, wenn sie katastrophal schlecht läuft.
Wo findet interne Kommunikation im Unternehmen statt? Das kann sehr unterschiedlich aussehen.
So ist zum Beispiel eine informelle Ansprache des Geschäftsführers in einem Meeting genauso ein Teil der internen Kommunikation wie der Firmen-Newsletter oder eine Präsentation zum Jahresabschluss während der Weihnachtsfeier.
Interne Kommunikation hat also viele Kanäle und unterschiedliche Adressaten. Mal soll eine Information an das gesamte Unternehmen weitergeleitet werden, mal ist sie nur für ein 5-köpfiges Team relevant.
Es ist also eine sehr diverse Aufgabe, den Überblick zu behalten und strategisch für eine gute innerbetriebliche Kommunikation zu sorgen.
Was ist das Ziel von interner Kommunikation?
Eine gute interne Kommunikation wird strategisch angegangen und soll in die größeren Unternehmensziele einzahlen.
Es geht also nicht nur um einen guten Informationsaustausch, sondern auch um die Pflege der Beziehung zu Mitarbeitenden und einzelnen Abteilungen.
Aber auch die Unternehmensstrategie und die Unternehmenswerte sollen kommuniziert werden - somit stellt die interne Kommunikation eine wichtige Säule eines guten Betriebsklimas dar.
Wenn interne Kommunikation gelingt, führt das zu einem funktionierenden Informationsaustausch, zu höherer Mitarbeiterbindung und gesteigerter Motivation.
Es lohnt sich also, einmal über die Gestaltung der internen Kommunikation nachzudenken, um sie laufend zu verbessern.
Checkliste: Was macht eine gute innerbetriebliche Kommunikation aus?
Es gibt viele Tipps dazu, wie man eine gute interne Kommunikation sicherstellen kann. Betrachte die nächsten Punkte wie eine Checkliste, mit der du an deiner internen Kommunikation arbeiten kannst.
Wenn du diese Checkliste bei der Umsetzung deiner Kommunikationsstrategie im Kopf behältst, wirst du Fehler elegant vermeiden und sorgst für eine gelungene Kommunikation.
Stell dir die einzelnen Merkmale auf der Checkliste wie “Symptome” guter interner Kommunikation vor - an ihnen merkt man, dass deine interne Kommunikation funktioniert.
Gute interne Kommunikation ist ein Dialog
Einer der häufigsten Fehler: Wenn nur das Unternehmen mit den Mitarbeiter:innen kommuniziert, ohne eine Kommunikationskanal zum Zuhören aufgebaut zu haben.
Gute interne Kommunikation ist nicht nur reden, sondern auch zuhören!
Weißt du, wohin sich deine Mitarbeiter:innen wenden können, wenn sie ihrem Arbeitgeber Feedback geben möchten? Gibt es eine Mitarbeiterbefragung oder einen anonymen Postkasten, um die eigene Meinung zu äußern?
Wenn solche Kommunikationswege fehlen, tauschen sich die Mitarbeiter:innen meist untereinander aus. Es kann sich schnell ein schlechtes Betriebsklima einstellen, ohne dass die HR Abteilung den Grund dafür versteht.
Daher sorge dafür, dass Zuhören ein Bestandteil deiner internen Kommunikationsstrategie ist. Das führt zu mehr Vertrauen bei den Mitarbeiter:innen und einen aktiven Informationsfluss.
Die Kommunikation läuft nicht nur von oben nach unten
Um die interne Kommunikation zu verbessern müssen Hierarchieebenen durchbrochen werden.
Es wird nicht nur top down, also von der Geschäftsleitung nach unten kommuniziert. Sondern auch horizontal, also innerhalb von Abteilungen, und von unten nach oben.
Das ist sehr wichtig. Denn wie soll ein guter Dialog funktionieren, wenn immer nur einer spricht?
Dein Ziel sollte sein, dass alle Ebenen ehrlich und transparent miteinander kommunizieren.
Achte bei der Wahl deiner Kommunikationskanäle also darauf, dass es regelmäßige Meetings, Befragungen, oder Feedbackmöglichkeiten gibt. Sonst riskierst du, dass deine kommunizierten Botschaften sehr abgehoben wirken und die Inhalte mit der erlebten Arbeitswelt deiner Mitarbeiter:innen nichts zu tun haben.
Gute interne Kommunikation ist empathisch und authentisch
Hast du dir schon mal über die Tonalität eurer Kommunikation im Unternehmen Gedanken gemacht?
Wirkt sie steif, disziplinarisch, distanziert? Oder freundschaftlich, offen, transparent?
Wie deine Botschaften bei deinen Mitarbeiter:innen ankommen, hängt auch davon ab, wie sie sich angesprochen fühlen.
Wenn beispielsweise eine Email von der Geschäftsleitung über eine Change-Initiative wegen mangelnder Produktivität vorwurfsvoll klingt, kann das zu erheblichem Widerstand führen.
Wird die Email bei gleicher Botschaft aber im “Wir schaffen das” und “Helft uns, euch zu helfen”-Ton geschrieben wird, werden deine Mitarbeiter:innen viel offener für die Maßnahmen sein.
Unterschätze ebenfalls nicht, wie gut Menschen erkennen, wenn eine Botschaft nicht authentisch ist. Sagen wir einer eurer Unternehmenswerte wäre “Offenes Miteinander”. Gleichzeitig traut sich aber niemand in Meetings Fehler anzusprechen oder es werden gegenseitig Beschuldigungen ausgetauscht, wenn etwas schief geht.
Wenn dann in der Ansprache zum Firmenjubiläum davon geredet wird, dass ihr ein offenes, wertschätzendes Unternehmen seid, welches Experimente und Fehler zulässt - na, du kannst dir vorstellen, dass alle insgeheim die Augen verdrehen werden.
Achte nicht nur auf den Inhalt deiner Botschaften. Mache dir Gedanken darüber, wie sie bei deinen Rezipienten ankommen werden, und ob sie authentisch und vertrauenserweckend wirken.
Die Kommunikationskanäle funktionieren und Informationen kommen verlässlich an
Damit deine Botschaften überhaupt ankommen können, braucht es gute Kommunikationskanäle. Es gibt viele Möglichkeiten, innerhalb eines Unternehmens zu kommunizieren.
Dies sind die am meisten genutzten Kanäle:
- Intranet
- Newsletter
- Schwarzes Brett
- Wissensdatenbank
- Chat Tools (Slack, Teams etc.)
- Regelmäßige Meetings
- Gemeinsame Events (z.B. fürs Teambuilding )
Welcher Kommunikationskanal ist der richtige für Ihr Unternehmen? Das kommt ganz darauf an. Es gibt keine festgesetzten Regeln, dass jede Firma beispielsweise einen eigenen Newsletter haben sollte.
Damit ein Kommunikationskanal effektiv ist, muss er zu den Mitarbeitenden passen (und von ihnen auch tatsächlich genutzt werden). Daher ist es wichtig, die verwendeten Kommunikationskanäle strategisch auszuwählen.
Frage dich dafür: Wie wird jetzt schon im Unternehmen kommuniziert? Gibt es tote Kanäle, an die wir unsere Zeit unnötig verschwenden?
Auch der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden beeinflusst den Erfolg eines Kommunikationskanals.
So muss ein Kommunikationskanal für eine Firma mit 300 Mitarbeitenden im Außendienst anders aussehen, als für ein kleines Handwerksunternehmen, bei dem sich alle persönlich kennen.
Die Kommunikationskanäle sind zeitgemäß und erreichen das gesamte Personal
Wie viele verschiedene Generationen gibt es in deinem Unternehmen? Falls von Gen Z bis Boomern alle vertreten sind, stehst du vor einer besonderen Herausforderungen.
Während Millennials vielleicht gerne eine Kommunikationsapp auf ihrem Handy nutzen, freut sich ein Boomer über die altbewährte Firmenzeitung.
Es ist also wichtig, die Kommunikationskanäle so auszuwählen, dass du alle Mitarbeiter:innen prinzipiell erreichen kannst.
Am besten machst du dafür eine Analyse: Welche Kanäle werden von wem genutzt? Und ist das wirklich der optimale, effizienteste Weg, um meine Botschaften zu platzieren?
Es gibt klare Zuständigkeiten und die Kommunikation findet verlässlich statt
Die schönste Kommunikationsstrategie bringt niemandem etwas, wenn dann keiner damit kommuniziert. Eine häufige Hürde für erfolgreiche innerbetriebliche Kommunikation sind mangelnde Zuständigkeiten und Ressourcen.
Wenn der Firmennewsletter jemandem zugeschoben wurde, der eigentlich gar keine Kommunikationserfahrung hat und sowieso schon überarbeitet ist, dann wird er wahrscheinlich nicht sehr informativ sein.
Es ist wichtig, dass es für jeden Kommunikationskanal klare Zuständigkeiten gibt. Und dass die zuständigen Personen auch tatsächlich die Zeit und die Fähigkeiten haben, diese Kanäle strategisch zu bespielen.
Nur so kannst du sicherstellen, dass Informationen verlässlich ankommen und alle Mitarbeiter:innen eine Chance auf Informationen haben.
Es gibt einen regen Wissenstransfer zwischen Abteilungen und Mitarbeitenden
Wenn interne Kommunikation funktioniert, merkst du das auch daran, dass Informationen nicht in einzelnen Abteilungen versickern. Stattdessen sollte es einen Austausch von Wissen und Beziehungen zwischen den Abteilungen (und Hierarchieebenen) geben.
Herrscht stattdessen Silodenken in deinem Unternehmen, kannst du davon ausgehen, dass die Kommunikationskanäle nicht richtig funktionieren.
Schau dir in dem Fall an, woran das liegt. Haben die Abteilungen keine Beziehung untereinander und möchten sich daher nicht austauschen? Dann sind vielleicht Team Events oder ein eigenes Stickeralbum eine gute Lösung für euch.
Oder gibt es eine Bereitschaft zum Wissenstransfer, aber einfach kein Wiki oder Meeting, in dem dieses Wissen ordentlich abgelegt oder besprochen werden könnte?
Mache dich auf die Ursachensuche und sprich in jedem Fall mit deinen Mitarbeiter:innen, um herauszufinden, was sie wirklich brauchen.
Kommuniziere zügig und immer zuerst nach innen
Egal, ob es um große oder kleine Veränderungen geht: Kommuniziere schnell und lasse deine Mitarbeiter:innen zuerst wissen, was los ist.
Wenn ein Tochterunternehmen verkauft wird, dann schicke zuerst einen Email-Newsletter an deine Belegschaft, bevor du die Pressemitteilung heraus gibst.
Nichts verunsichert Angestellte mehr, als Neuigkeiten zu Veränderungen im Unternehmen zuerst von außen zu hören. Das ist, als würdest du vom Nachbarn erfahren, dass sich dein Ehepartner scheiden lassen möchte.
Nicht cool!
Bedenke auch, dass wichtige Informationen oft nicht lange geheim gehalten werden können. Du denkst vielleicht, dass alle Wissensträger:innen dicht halten. Doch gerade negative Informationen haben es so an sich, dass sie sich wie ein Lauffeuer verbreiten.
Daher warte lieber nicht zu lange und kommuniziere alles Wichtige zügig an deine Mitarbeiter:innen. Das schafft Vertrauen und Transparenz.
Halte dich kurz und achte auf Verständlichkeit
Es ist anstrengend, einen ellenlangen Firmen-Newsletter zu lesen. Deine Mitarbeiter:innen sind beschäftigt, also stehle ihnen nie mehr Zeit, als du musst.
Je knapper und verständlicher deine Botschaften formuliert sind, desto höher ist die Chance, dass man sich die Zeit nimmst, sie tatsächlich aufmerksam anzusehen.
Du wirst mehr Leute erreichen, wenn du die KISS Formel beachtest: Keep It Short and Simple.
Vergiss auch nicht, dass deine Mitarbeiter:innen vielleicht sehr unterschiedliche Hintergründe haben. Achte daher auch auf eine einfache und verständliche Sprache.
Am besten ist es natürlich, wenn du die gleiche Botschaft in verschiedenen Formaten ausspielen kannst. Also beispielsweise als kurze Ansprache in einem Meeting, im Newsletter, und in einem kleinen Video. Nicht jede Botschaft ist so wichtig, dass sich der Aufwand lohnt.
Aber wenn du sicherstellen willst, dass wirklich jeder eine Information bekommt, lohnt sich ein Blick auf Verständlichkeit, Kürze und sinnvolle Formate.
Wenn etwas schief läuft: Sprich es an
Hat das Unternehmen rote Zahlen geschrieben? Funktioniert die Kommunikationsstrategie im Home Office überhaupt nicht?
Es ist nur menschlich, das erstmal unter Verschluss halten zu wollen. Doch je proaktiver du Probleme ansprichst, umso eher werden sie wohlwollend aufgenommen.
Wenn du ehrlich zu Rückschlägen informierst, zeigt das nicht nur Transparenz und Rückgrat. Es steigert auch das Vertrauen deiner Mitarbeiter:innen, fördert die Mitarbeiterbindung, und kann dir eine Menge Respekt einbringen.
Daher: Verheimliche keine negativen Informationen und sei in Krisensituationen transparent, offen und bereit für einen Dialog.
Eine kreative Maßnahme für eine bessere interne Kommunikation
Okay, interne Kommunikation ist sehr wichtig. Das haben wir nun alle begriffen.
Du fragst dich vielleicht, wo du anfangen sollst, um die interne Kommunikation in deinem Unternehmen zu verbessern.
Wie du dir sicher denken kannst, ist das kein kleines Unterfangen, sondern ein richtiges Projekt.
Du möchtest eine ganz konkrete erste Maßnahme, die deine interne Kommunikation verbessert?
Dann haben wir eine kreative Idee für dich.
Was ist eine Grundvoraussetzung für Kommunikation?
Deine interne Kommunikation besteht nicht nur aus Informationen und Kommunikationskanälen.
Sie baut auf einem Fundament auf: Den Beziehungen, die deine Mitarbeiter:innen untereinander und zwischen den Abteilungen pflegen.
Je besser deine Mitarbeiter:innen sich kennen, desto wahrscheinlicher wird der Kommunikationsfluss in deinem Unternehmen funktionieren.
Wie kannst du als Unternehmen aber für gute Beziehungen sorgen?
Ein Stickeralbum bringt alle zusammen
Hast du schon mal von einem Stickeralbum für Unternehmen gehört?
Das ist eine spielerische Methode, deine Leute zusammenzubringen.
Stell es dir so vor: Ähnlich wie beim Sammelalbum für Sportvereine geht es darum, dass alle Mitarbeiter:innen einen eigenen Sticker bekommen, mit dem sie sich in einem Firmenstickeralbum verewigen können.
Jeder bekommt ein Stickeralbum und einen Stapel Sticker mit ganz unterschiedlichen Menschen aus dem Unternehmen.
Nun gilt es, fleißig zu tauschen.
Das Ergebnis? Jede Menge Spaß und Gespräche, die ohne das Stickeralbum nie stattgefunden hätten.
So überwindest du Abteilungsgrenzen ganz spielerisch und stellst eine neue zwischenmenschliche Ebene her, die bei der Arbeit schnell verloren gehen kann.
Auch große Unternehmen haben diese Strategie schon ausprobiert. Beiersdorf oder die Telekom haben Stickeralben genutzt, um die interne Kommunikation in ihren Unternehmen zu verbessern.
Bevor du also das Whiteboard herausholst, um eine neue Strategie für die interne Kommunikation auszuarbeiten:
Versuche es doch mal mit einer ganz einfachen Lösung und organisiere eine Runde Sammelspaß und Austausch für deine Mitarbeiter:innen.
