Wie du die Kommunikation im Unternehmen verbessern kannst

von Patrick / 25.10.2021

Warum ist eine gute Kommunikation im Unternehmen so wichtig?

• Deutlich höhere Produktivität
• Ein besseres Betriebsklima
• Motiviertere Mitarbeiter:innen
• Effizientere Arbeitsprozesse
• Geringere Mitarbeiterfluktuation

Die Liste mit Gründen, warum gute Kommunikation im Unternehmen wichtig ist, kann nahezu endlos weitergeführt werden. Die kurze und wesentlich entscheidendere Antwort lautet jedoch: “Weil es sich lohnt!”.

Je größer das Unternehmen und die Zahl der Beschäftigten, desto komplexer wird die Sache und desto schwieriger ist es, eine gute Kommunikation im Unternehmen über alle Ebenen hinweg zu gewährleisten. 

Glücklicherweise gibt es verschiedene Wege, um die unternehmensinterne Kommunikation zu fördern.

Wie kann man die interne Kommunikation im Betrieb verbessern?

Hervorragende interne Unternehmenskommunikation lässt sich auf 2 Regeln herunterbrechen:

1. K.I.S.S. ...steht für keep it simple stupid. Soll heißen, dass die Kommunikation niemandem hilft, wenn nur schwierige Wörter genutzt werden. Je einfacher die Sprache, desto reibungsloser die Kommunikation zwischen den Beteiligten. 
2. Wiederholen, wiederholen, wiederholen Erst, wenn du dich selbst die Inhalte nicht mehr sagen hören kannst, fängst du an, die anderen Leute zu erreichen. Klingt im ersten Moment etwas mühsam und das ist es auch. Aber nur so kannst du sichergehen, dass alle Verantwortlichen das Gesprochene nicht nur hören, sondern auch tatsächlich leben. Hierbei gilt der Leitsatz: “gesagt” ist nicht gleich “verstanden”, wie die Expertin für interne Kommunikation Andrea Montua betont.

Wie hier schon gut zu erkennen ist, kommt es bei einer guten Kommunikation im Unternehmen vorrangig um die richtige Einstellung und weniger auf spezielle Techniken an. 

“Flache Hierarchien” ist nur ein Buzzword

Zumindest, wenn es nur zu Werbezwecken in der Stellenausschreibung genutzt wird. Wenn von flachen Hierarchien gesprochen wird, dann bedeutet das, dass niemand gerne von oben herab behandelt wird (das hat übrigens nichts mit “Top Down Kommunikation” zu tun).

Verstehe mich bitte nicht falsch. Flache Hierarchien soll nicht bedeuten, dass im Unternehmen bzw. in der Unternehmenskommunikation kommunistische Zustände herrschen. 

Vielmehr geht es darum, dass auch Führungskräfte offene Ohren für die Sorgen und Probleme aller Mitarbeiter:innen haben. Die Zeit der geschlossenen Türen mit Gatekeepern in Form von Sekretär:innen ist definitiv vorüber.

Facebook ist hierfür ein ganz gutes Beispiel. In den Büroräumen des Facebook Headquarters in Menlo Park, Kalifornien fällt sofort auf, wie flache Hierarchien im Alltag aussehen können. Es gibt nämlich nur Schreibtische mit Computern, ohne Türen und Wände. Mittendrin der Schreibtisch des CEOs Mark Zuckerberg. Die einzige Ausnahme bilden dabei Meetingräume, für die eine geschlossene Atmosphäre notwendig ist. 

Zugegeben, nicht jedes Unternehmen hat, bedingt durch die schon bestehenden Räumlichkeiten, die Möglichkeit, das Beispiel von bekannten Playern wie Facebook zu kopieren. Das ist allerdings auch gar nicht nötig. 

Sich nur ein Beispiel an der offenen Unternehmenskultur zu nehmen, um so die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern, kann langfristig einen großen Unterschied machen.

Verschaffe dir einen Überblick über die Kommunikationswege im Unternehmen

Um den Informationsfluss und damit einhergehend die Kommunikation im Betrieb zu verbessern, müssen wir zuerst verstehen, welche verschiedenen Kommunikationswege wie genutzt werden.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen den folgenden Kommunikationswegen in Unternehmen:

1. Horizontale Kommunikation Wie der Name schon verrät geht es in der horizontalen Kommunikation um den Informationsaustausch zwischen Mitarbeiter:innen derselben Ebene (spätestens hier wird klar, dass es niemals ganz ohne Hierarchien geht). Innerhalb einer Abteilung, wenn sich Kolleg:innen über wichtige Angelegenheiten austauschen, findet am meisten Kommunikation statt. Das kann einerseits zu mehr Silodenken führen, ist aber unvermeidbar und sogar wichtig für ein gutes Betriebsklima.
2. Top Down Kommunikation Die Vorgesetzten kommunizieren eine wichtige Information an die Mitarbeiter:innen an vorderster Front. “Der Befehl kommt von ganz oben.”, würde man im militärischen Sprachgebrauch sagen. Für gewöhnlich kommt dies vorrangig bei entscheidenden Änderungen vor, die vom üblichen Tagesgeschäft abweichen. 
3. Bottom Up Kommunikation Interne Kommunikation funktioniert selbstverständlich in beide Richtungen. So können wichtige Informationen, auch von ganz neuen Mitarbeiter:innen frisch nach dem Onboarding Prozess, bis in die Führungsebene vordringen. 

Besonders an der internen Kommunikation von unten nach oben zeigt sich, wie aufgeschlossen die Führungskräfte gegenüber neuem Input wirklich sind. Oft kommen die wichtigsten Informationen für zukünftige Geschäftserfolge von Mitarbeiter:innen, die im direkten Kontakt mit Kund:innen stehen.

Möchtest du die interne Kommunikation im Unternehmen langfristig verbessern, ist es unerlässlich eine Kultur einzuführen, in der alle Mitarbeiter:innen produktive Ideen mit einbringen können - sofern diese tatsächlich den zukünftigen Erfolg im Betrieb fördern.

Eine Verbesserung der Kommunikation im Unternehmen kommt nicht von irgendwo. Vielmehr muss die Entwicklung gut geplant werden. Der Überblick zu den verschiedenen Kommunikationswegen in der Firma (oben dargestellt) ist dafür schon ein guter Anfang.

Erst dann kann über sinnvolle oder kreative Methoden gesprochen werden - ein paar davon wirst du in Kürze kennenlernen. 

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4 Wege, um die interne Unternehmenskommunikation zu fördern

Steht der Schlachtplan und du weißt wo die Engpässe der Kommunikationswege liegen, kannst du mit passenden Maßnahmen die Kommunikation im Unternehmen verbessern. Um dich nicht im Dunkeln zu lassen haben wir hier verschiedene Instrumente für eine bessere interne Unternehmenskommunikation für dich zusammengefasst:

Das Stickeralbum

Ich kann dir jetzt schon garantieren, dass es kein sympathischeres Instrument für eine bessere Kommunikation im Unternehmen und zwischen den Mitarbeiter:innen gibt, als ein eigenes Stickeralbum.

Beim Stickeralbum für dein Unternehmen geht es, ähnlich wie beim Sammelalbum für Fußball-Vereine, darum, die Mitarbeiter:innen in Stars zu verwandeln und eigene Sticker von ihnen zu gestalten. Diese Sticker des Personals können anschließend untereinander - über alle Ebenen hinweg - gesammelt und getauscht werden.

Plötzlich kommen Kolleg:innen ins Gespräch, die höchstens zur nächsten Weihnachtsfeier ein flüchtiges “Hallo!” getauscht hätten. 

Klarerweise eignet sich das Stickeralbum selbst nicht als geeignetes Medium, um empfindliche Informationen durch alle Unternehmensschichten zu kommunizieren. Stattdessen findet die Kommunikation mehr auf einer zwischenmenschlichen Ebene statt, sodass sich die Personen auf spielerische Weise begegnen.

Bekannte Marken wie zum Beispiel Beiersdorf setzen bereits auf diese kreative Lösung, um die cross-funktionale Kommunikation im Unternehmen zu verbessern.

Das tägliche Meeting

Bekannt ist die Idee auch unter dem Begriff “Daily Huddle”. In diesen kurzen täglichen Meetings werden die wichtigsten Informationen von oben nach unten kommuniziert. Gleichzeitig sollen alle Mitarbeiter:innen die Chance bekommen, ihre Sorgen oder relevante Ideen zu äußern.

Die Betonung liegt dabei auf kurz. Denn das Meeting sollte nicht länger als 10 bis 15 Minuten dauern. Bezüglich der Uhrzeit eignet sich der Morgen, vor Beginn des stressigen Arbeitstages, am besten. So können effektiv die aktuellen Herausforderungen besprochen werden.

Solltest du auf Home Office oder flexible Arbeitszeiten setzen, weil dir Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung wichtig sind, müssten möglichst viele Personen am Meeting teilnehmen. Ein Meeting mit nur 20% des Personals hat schließlich wenig Sinn.

Zieh dieses tägliche Express-Meeting am besten mal für einen Zeitraum von mehreren Monaten durch und du wirst ohne Zweifel sehen, dass sich die Kommunikation im Unternehmen verbessert.

Mehr als nur das Ergebnis kommunizieren

Ein klassischer Fehler in der internen Unternehmenskommunikation besteht darin, dass Mitarbeiter:innen nur bereits entschiedene Fakten präsentiert bekommen. Aber wenn die Gedankengänge hinter den Entscheidungen kommuniziert werden, hilft das ungemein dabei, mehr Einverständnis zu bekommen.

Niemand wird gerne überrumpelt! Und schon gar nicht, wenn es Veränderungen der täglichen Routinen betrifft.

Abteilungsleiter: “Ab jetzt machen wir das so.” Mitarbeiter: “Und warum?” Abteilungsleiter: “Nicht wichtig, wurde von der Führungsebene eben so entschieden. Wir müssen es nur ausführen.”

Dieser kurze Dialog (wenn man es überhaupt so bezeichnen kann) zeigt exemplarisch ganz gut, wie interne Kommunikation im Unternehmen NICHT funktioniert. 

Vergleichen wir das schlechte Beispiel jetzt mal mit einem Best Practice in Sachen gute Kommunikation im Unternehmen…

Abteilungsleiter: “Wie ihr wisst bekommen wir immer wieder Beschwerden darüber, dass wir Anrufe von Kunden nicht schnell genug entgegennehmen. Um das Problem zu beheben führen wir ein neues System ein, bei dem einerseits bei Anrufen schneller abgehoben wird und gleichzeitig alle Mitarbeiter sofort wissen, um welche Anliegen der Kunden es sich handelt.” Mitarbeiter: “Okay, das klingt nach einer sinnvollen Idee. Werden die Änderungen sehr gravierend sein und wie werden wir darauf vorbereitet?” Abteilungsleiter: “Klarerweise müssen wir derartigen Änderungen offen gegenüberstehen, sonst schneiden wir uns nur ins eigene Fleisch. Die Führungsebene hat aber extra betont, dass wir eine vernünftige Einschulung ins neue System bekommen, sodass wir nicht ins kalte Wasser geschmissen werden.”

Ein Unterschied wie Tag und Nacht, wenn du mich fragst. Hier wurde Empathie gezeigt, der Gedankengang hinter den Entscheidungen erklärt und mit einfachen Worten (K.I.S.S.) gearbeitet.

Regelmäßige Feedbackgespräche führen

In sehr großen Unternehmen ist es inzwischen keine Seltenheit mehr, dass es regelmäßige Feedbackgespräche mit Mitarbeiter:innen aller Positionen gibt. 

Ziel dabei ist es nicht nur, dass das Personal nach unten hin (Top Down Kommunikation) Feedback bekommt, sondern auch, dass Feedback oder Änderungswünsche nach oben hin (Bottom Up Kommunikation) kommuniziert werden.

Zwar ist das bereits im täglichen Meeting möglich, aber vor allem schüchterne und introvertierte Mitarbeiter:innen trauen sich oft nicht, ihre Vorschläge in der Gruppe zu äußern. 

Im vertrauten Feedbackgespräch unter 4 Augen können sich die Personen hingegen besser öffnen, was die Qualität der internen Kommunikation im Unternehmen langfristig verbessert.

Fazit: Das Personal als Zentrum des Geschehens betrachten

Wie du siehst ist die Verbesserung der Kommunikation in der Firma kein Hexenwerk. Es ist ganz im Gegenteil ein zutiefst zwischenmenschlicher Prozess. Das ist auch der Grund, warum die Menschen in den Mittelpunkt gestellt werden sollten.

In der internen Kommunikation steht und fällt alles mit den Mitarbeiter:innen und deren Bereitschaft die Strategie und die damit verbundenen Maßnahmen umzusetzen. (Auch beim Begeistern der Beteiligten kommt es nur auf die richtige Kommunikation an.)

Nach diesem Artikel weißt du, worauf es ankommt, wenn du die Kommunikation im Unternehmen verbessern möchtest. Außerdem hast du verschiedene Wege kennengelernt, mit denen du dies in der Praxis umsetzen kannst.

Im Zweifelsfall probiere es einfach mit dem Stickeralbum aus und du wirst staunen, wie schnell sich fehlende Kommunikation in regen Austausch verwandelt!