Schnelle Integration durch den perfekten Einarbeitungsplan
Inhaltsverzeichnis
Was ein guter Einarbeitungsplan bewirken kann
Ein holpriger Start an einem neuen Arbeitsplatz kann teure Folgen für das Unternehmen haben.
20% der Mitarbeiterfluktuation erfolgt innerhalb der ersten 45 Tage. Und die Kosten für jedes dieser Kündigungsschreiben belaufen sich auf die Hälfte bis das Doppelte des Jahresgehalts der Arbeitnehmer:innen, je nach Funktion.
Diese Verluste sind erschütternd, aber nicht überraschend, wenn man bedenkt, dass nur 12% der Mitarbeiter:innen der Meinung sind, dass ihr Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Kolleg:innen gute Arbeit leistet.
Die Schlussfolgerung? Ein starker Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter:innen in der Organisation ist Gold wert.
Aber was macht einen guten Einarbeitungsplan überhaupt aus? Nun, er bietet einen umfassenden Ansatz für die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen, um diese schnellstmöglich mit den allgemeinen Zielen eines Unternehmens vertraut zu machen und sie bei den ersten Projekten zu unterstützen.
Das grundlegende Ziel ist, schnell Erfolgserlebnisse und mehr Produktivität zu erzielen. Letztlich geht es darum, die Mitarbeiterfluktuation zu verringern und die Belegschaft zu ermutigen, länger in einem Unternehmen zu bleiben.
Die verschiedenen Phasen des Einarbeitungsplans
Ein professioneller Einarbeitungsplan ist für jedes Unternehmen notwendig. Allerdings gibt es keine Einheitslösung.
Sonst könnten wir dir hier ganz einfach eine kostenlose Vorlage für einen effektiven Einarbeitungsplan zur Verfügung stellen und schon gäbe es keine Probleme mehr in diesem Prozess.
Was beim Erstellen eines jeden Einarbeitungsplans beachtet werden sollte, sind 4 grundlegende Phasen, die neue Kolleg:innen im Betrieb während ihres Onboardings durchlaufen sollten.
Phase 1: Der erste Arbeitstag
Am ersten Arbeitstag durchlaufen neue Teammitglieder eine Checkliste mit Dingen, die sie mit ihrer Rolle im Unternehmen vertraut machen. Dazu gehören unter anderem ein Unternehmensüberblick, ein Mitarbeiterhandbuch oder Richtlinien zur Einhaltung von Vorschriften.
Diese Phase ist wichtig, weil Mitarbeiter:innen dadurch einen Überblick über das Betriebsklima, die Arbeitsweise und die Unternehmenskultur erhalten.
Phase 2: Orientierung
Die zweite Phase ist die Orientierungsphase. Dabei lernen neue Arbeitnehmer:innen die Geschäftsleitung und andere wichtige Personen im Unternehmen kennen.
Kolleg:innen helfen bei etwaigen Fragen und führen durch das Unternehmen. Ziel ist es, die Mitarbeiter:innen mit den Entwicklungsplänen und der Unternehmenspolitik vertraut zu machen und ihnen alle Möglichkeiten aufzuzeigen, wie sie sich einbringen und einen positiven Beitrag zu ihrer Arbeit leisten können.
Phase 3: Schulung
Diese Phase ist eine der wichtigsten im Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter:innen.
In der dritten Phase vermitteln die Arbeitgeber:innen den neuen Kolleg:innen ein klares Bild davon, was sie von dieser Tätigkeit erwarten können. Gleichzeitig zeigen sie auf, was die Neuen von den Arbeitgeber:innen erwarten können. Die Ausbildungsphase lässt sich am besten durch eine Kombination aus Workshops, Seminaren und Hospitationen gestalten.
Phase 4: Übergang in die neue Rolle
Neu eingestellte Teammitglieder müssen langsam in das Team und die Bürokultur integriert werden. In der vierten Phase werden neue Mitarbeiter:innen von Einzelkämpfer:innen mit begrenzter Verantwortung zu vollwertigen Mitgliedern mit klarer Stellung im Betrieb.
Diese Elemente sollten in jedem Einarbeitungsplan vorkommen
Der Einarbeitungsplan sollte auf alle neuen Kolleg:innen zugeschnitten sein, aber es gibt einige universelle Elemente, die immer darin enthalten sein sollten.
Im Großen und Ganzen sollte jeder Einarbeitungsplan gewisse Inhalte abdecken:
- Der erste Tag sollte ein spannender Beginn für neue Mitarbeiter:innen sein.
- Neue Mitglieder sollten mit den wichtigsten Mitarbeiter:innen und Interessengruppen bekannt gemacht werden.
- Neulinge müssen mit der Kultur, den Tools und den Prozessen des Unternehmens vertraut gemacht werden.
- Biete den Neuen die notwendigen Schulungen an, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.
- Regelmäßiges Feedback und Kontrollgespräche zwischen den neuen Mitarbeiter:innen und den Onboardern.
- Intensive Begleitung durch die ersten 90 Tage.
Diese Checkliste soll als Vorlage für einen Teil eines guten Einarbeitungsplans für neue Mitarbeiter:innen dienen. Gleichzeitig lässt sie Raum, um den Prozess auf alle neuen Mitarbeiter:innen zuzuschneiden und ihnen die Flexibilität zu geben, eigene Lernprozesse zu gestalten
So sehen kreative Einarbeitungspläne aus
Der Einarbeitungsplan bestimmt den Anfang neuer Mitarbeiter:innen im Büro. Diese Anfangszeit ist immer spannend, aber auch anstrengend. Sie ist geprägt von wichtigen Gesprächen, neuen Arbeitsabläufen und vielen fremden Gesichtern.
Umso wichtiger ist es, die Einarbeitungszeit kreativ und unterhaltsam zu gestalten, damit sich Neulinge sofort wohl fühlen und schnell die notwendige psychologische Sicherheit im Unternehmen verspüren, die für offene Kritik und effizientes Arbeiten sorgt.
Wir haben dir die besten Beispiele für kreative und interaktive Einarbeitungspläne zusammengetragen, damit du deiner Belegschaft einen guten Start an der neuen Arbeitsstelle garantieren kannst.
Onboarding Video
Videos sind die perfekte Idee, eine etwas persönlichere Ebene zu schaffen und die Einarbeitung mit visuellen Elementen zu verbinden. Sie eignen sich ebenso für die Remote-Arbeit.
Alle neuen Mitarbeiter:innen werden mit einem Einführungsvideo willkommen geheißen. Dieses soll die Rolle im Unternehmen und das Erlebnis dort zu arbeiten detailliert beschreiben.
Gerne können auch mehrere Videos für verschiedenen Workflows oder Bereiche im Unternehmen erstellt werden. Wichtig dabei ist, dass diese Videos nicht zu lang sind und trotzdem alles sinnvoll erklären.
Sie sollen eine Hilfestellung, aber keinesfalls eine zeitliche Belastung für die Neulinge darstellen. Zusätzlich können sie mit diversen Teambuilding Ideen kombiniert werden, damit auch der soziale Kontakt nicht zu kurz kommt.
Ähnliche Videos können bereits den Bewerber:innen zur Verfügung gestellt werden. Sie können dazu dienen, dass diese ein Gefühl für den Arbeitsplatz und die Kultur bekommen.
Die Videos begleiten einen somit vom ersten Gedanken daran, im Unternehmen zu arbeiten bis hin zur Probezeit.
Stickeralbum
Ein Stickeralbum als Einarbeitungsplan? Das geht? Und wie das geht!
Diese spielerische Art neue Leute im Team kennenzulernen ist mit Sicherheit einzigartig und nachhaltig.
Im Rahmen eines Teamtages haben das Team und die neuen Kolleg:innen die Möglichkeit, ihre ganz persönlichen Stickeralben zu füllen.
Das Schöne daran ist, dass hierbei nicht nur die abteilungsübergreifende Kommunikation gefördert, sondern auch eine lockere Atmosphäre geschaffen wird. In dieser fühlen sich bestimmt alle schnell wohl, um persönliche Anekdoten, witzige Storys und Geschichten aus dem Arbeitsalltag zu teilen.
Durch die Verwendung von Fotos merken sich vor allem Neuankömmlinge die vielen Gesichter besser, können sie leichter zuordnen und verstehen, wer ihre Ansprechpersonen bei Fragen und Herausforderungen sind.
Das gemeinsame Sammeln und Tauschen macht nicht nur Spaß, es sorgt auch für einen reibungslosen Einarbeitungsprozess und heißt neue Mitarbeiter:innen auf eine besonders herzliche Art und Weise willkommen.
Dank des Stickeralbums werden sich außerdem alle lange an diese einzigartige Betriebsfeier erinnern.
Onboarding Buddy
Um neue Mitarbeiter:innen mit Menschen zusammenzubringen, die die Kultur im Unternehmen genau kennen, kann ein Buddy-Programm eingeführt werden.
Hierbei werden Neulinge mit bestehenden, erfahrenen Mitarbeiter:innen außerhalb ihres primären Teams zusammengebracht, damit sie Fragen stellen können.
Das hilft dabei, einige Key-Elemente kennenzulernen und besser zu verstehen:
- Ihre Rolle im Unternehmen
- Das Unternehmen und seine Kultur
- Die Gewohnheiten am Arbeitsplatz
Dieses Muster für einen Einarbeitungsplan sorgt dafür, dass sich neue Personen nicht alleine fühlen und von Anfang an wissen, an wen sie sich wenden können. Bei einem kleinen internen Firmenevent können die neuen Mitglieder dann gemeinsam mit den Buddys networken und sich umso besser ins Team einfügen.
Einarbeitungs-App
Während andere Unternehmen über komplexe Rahmenwerke und Dokumentationen verfügen oder ewig lange an verschiedenen Mustern für den Einarbeitungsplan arbeiten, setzen andere bereits auf eine viel modernere und interaktive Art des Onboardings.
Die Entwicklung einer firmeninternen App ersetzt zwar keineswegs den persönlichen Kontakt zu anderen Kolleg:innen, kann aber vieles im Einarbeitungsprozess erleichtern.
Ein virtueller Einarbeitungsplan, der klare Strukturen vorgibt und übersichtlich für alle ganz einfach auf dem Handy zugänglich ist.
Einerseits erfahren neue Mitarbeiter:innen alles, was sie über ihren neuen Arbeitsplatz wissen müssen, andererseits kann die App als Kommunikationsmittel verwendet werden. Zusätzlich können persönliche Notizen erstellt oder To-dos abgehakt werden.
Mit einer Timeline kann der Prozess der Einarbeitung mit den verschiedenen Phasen visualisiert werden. Jedes Mal, wenn eine Phase erfolgreich abgeschlossen ist, füllt sich der Balken etwas mehr.
Als Zwischenziele könnte es beispielsweise verschiedenen Teambuilding Spiele geben und ein abgeschlossener Einarbeitungsprozess kann mit einer lustigen Firmenfeier gefeiert werden.
In welchem Ausmaß die Einarbeitungs-App verwendet wird, ist von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. Eine Anwendung am Handy kann den Prozess des Onboardings auf jeden Fall erheblich erleichtern.
Tipps für die bessere Einarbeitung
Das Onboarding von Mitarbeiter:innen rückt immer mehr in den Mittelpunkt des Interesses. Deswegen suchen Führungskräfte nach neuen Möglichkeiten, diesen Prozess für ihre Arbeitnehmer:innen zu verbessern.
Tatsächlich steigert eine gute Einarbeitung die Mitarbeitererfahrung und kann die Mitarbeiterbindung um 50% erhöhen.
Mit ein paar taktischen Schritten kannst du ganz einfach eine angenehme Erfahrung und einen positiven Einarbeitungsprozess für die neuen und bestehenden Kolleg:innen schaffen.
- Führe ein Preboarding durch
Damit ist gemeint, dass du nicht erst bis zum ersten Tag der neuen Mitarbeiter:innen warten solltest. Sei gut vorbereitet und nimm dir genügend Zeit, den Prozess zu planen.
- Kontaktaufnahme mit den Vorgesetzten
Die Vorgesetzten sollten von Tag eins an in den Prozess involviert sein und bestens über den Einarbeitungsplan Bescheid wissen.
- Ein Treffen zum Kennenlernen des Teams
Ob persönlich oder virtuell: Ein interaktives, unterhaltsames und einladendes Gruppenevent, bei dem sich die Teammitglieder vorstellen, trägt zum Wohlfühlen der neuen Mitarbeiter:innen bei.
- Klare Ziele und Erwartungen
Klare Ziele ebnen den Weg zum Erfolg. Strukturiert erklärte Erwartungen und Vorgaben erleichtern den Einarbeitungsprozess und weisen neuen Mitarbeiter:innen den Weg in ihren neuen Aufgaben.
- Personalisierter Prozess
Unternehmen, die einen standardisierten Einführungsplan verfolgen, bei dem lediglich Papiere unterschrieben, Anmeldekonten per Email übermittelt und ein Unternehmenshandbuch zum Lesen bereitgestellt werden, neigen höchstwahrscheinlich zu einer höheren Fluktuationsrate.
- Nimm dir Zeit
Vermeide es, deine neuen Teammitglieder ins kalte Wasser zu schmeißen. Nimm dir Zeit für zusätzliche Fragen oder extra Schulungen.
Menschen brauchen Zeit, sich zu gewöhnen, Routinen zu entwickeln und Fähigkeiten zu entfalten. Bekommen sie diese gepaart mit der notwendigen Unterstützung, werden sie langfristig tolle Arbeit leisten.
Du siehst, der Einarbeitungsplan ist ein wichtiges Tool in einem langsamen, aber durchaus wichtigen Prozess, den alle Mitarbeiter:innen einmal in ihrem Leben durchlaufen.
Wer diesen Plan ernst nimmt, kann damit wunderbare Ergebnisse erzielen und enge Beziehungen zur Belegschaft schaffen.
