Change Management Kommunikation verbessern
Kommunikation als essentieller Faktor im Change Prozess
Veränderungsprozesse gehören in jedem größeren Unternehmen dazu. Damit alles möglichst glatt läuft und man nicht auf interne Hindernisse stößt, ist die richtige Kommunikation während des Change Prozesses essentiell.
Schließlich möchte die gesamte Belegschaft wissen, was im Wandel vor sich geht und nicht im Dunkeln gelassen werden. Auch für die Führungsebene ist klare Kommunikation von Vorteil, weil sie unnötigen Gerüchten und damit einhergehend einem schlechten Betriebsklima vorbeugt.
Laut Porsche Consulting gehört unzureichende Kommunikation sogar zu den wichtigsten Ursachen für das Verfehlen der Transformationsziele.
Die Schwierigkeit bei interner Kommunikation in Veränderungsprozessen
“Sollten wir jetzt schon was sagen oder doch lieber noch etwas abwarten?”, ist wohl eine der häufigsten Fragen, der sich Führungskräfte im Change Management stellen müssen. Wird zu früh kommuniziert, so besteht vielleicht die Angst, dass das Personal die Nachrichten der Veränderung schlecht aufnimmt. Wird hingegen zu spät kommuniziert, sickert sowieso irgendwann etwas durch, was nur zu noch mehr Unmut führt.
Hier gilt oft der Leitspruch “man kann nicht nicht kommunizieren”. Insofern ist es immer besser selbst den Ton anzugeben und möglichst früh das Steuer der Kommunikation zu übernehmen. Bevor sich Gerüchte selbstständig machen und der Change Prozess aus dem Ruder läuft.
Wichtig ist, dass eine verständliche Story kommuniziert wird. Es muss zumindest klar werden, was gerade passiert und wo die Reise hingeht. Ungewissheit gehört mit zu den unangenehmsten Emotionen, die sich im Unternehmen breit machen können und senkt unweigerlich das Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
Im besten Fall kannst du deine Mitarbeiter:innen von Beginn an involvieren und sie so nicht nur durch den Veränderungsprozess im Unternehmen führen, sondern dir sogar wertvolles Feedback von ihnen einholen, was das Change Management wiederum erleichtert.
Solide Antworten liefern können
Üblicherweise haben Menschen Fragen, wenn große Veränderungen anstehen. So kann ein entscheidender Teil in der Change Management Kommunikation darin bestehen, sich diesen Fragen zu stellen oder sie gar vorweg zu beantworten.
In der Change-Fitness Studie des Unternehmens Mutaree hat sich gezeigt, dass ein großer Handlungsbedarf in der Kommunikation von Risiken, die im Veränderungsprozess auftauchen, besteht.
Stell dir einfach mal selbst die Frage “Was für Fragen, Probleme oder Sorgen werden während des Change Prozesses auftauchen?” und bereite dafür solide Antworten vor.
Wenn dann doch noch Fragen auftauchen, auf die man noch nicht vorbereitet ist, kann dies sehr gut als Anlass genommen werden, sie gleich für die gesamte Belegschaft (und nicht nur für die Fragestellenden) zu beantworten. Das verdeutlicht einmal mehr, dass Mitarbeiter:innen “gehört” und mögliche Sorgen nicht ignoriert werden.
Es müssen nicht alle die gleichen Infos bekommen
Klingt jetzt erstmal widersprüchlich, nachdem wir gerade darüber gesprochen haben, dass die Belegschaft sich Klarheit in der Kommunikation wünscht. Das stimmt auch, allerdings gibt es innerhalb jedes größeren Unternehmens verschiedene “Zielgruppen” - ähnlich wie im Marketing.
So sollte jede firmeninterne Zielgruppe genau so angesprochen werden, wie es für sie passt und genau die Infos erhalten, die für sie wirklich relevant sind. Einfach nur alle Informationen des Veränderungsprozesses an alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig hinaus zu brüllen, kann diese schnell überladen und damit verunsichern.
Das richtige Format für Kommunikation und Change Management nutzen
Groß angelegte Präsentationen eignen sich nicht für jede Führungskraft. Von daher sollte die Wahl des richtigen Formats für die Kommunikation im Change Management zur jeweiligen Person passen.
Wenn das eine Rede vor großem Publikum zu den anstehenden Veränderungen ist, dann sollte es auch von einer Führungspersönlichkeit übernommen werden, die in solchen Reden glänzt. Für andere eignen sich direkte Face-to-Face Gespräche mit Mitarbeiter:innen unterschiedlicher Hierarchieebenen (aber natürlich dennoch auf Augenhöhe) besser.
Nur persönlich sollte es dann doch sein.
So praktisch das Social Intranet für die Mitarbeiterkommunikation auch sein mag, eignet es sich doch nicht wirklich für die Ankündigung großer Veränderungen im Unternehmen.
Praxisbeispiel: Kommunikation im Change Management mittels Stickeralbum erleichtern
Ein hervorragendes Instrument, um mit verspielter Leichtigkeit durch die “stürmischen Zeiten” eines Veränderungsprozesses zu kommen, ist der Einsatz eines Stickeralbums.
Ja, genau so ein Stickeralbum, wie es zum Beispiel bei jeder Fußball-WM zum Einsatz kommt. Nur mit dem Unterschied, dass hier keine Fußballstars gesammelt werden, sondern alle Mitarbeiter:innen zu Stickerstars werden.
Warum so ein firmeneigenes Stickeralbum gerade im Change Management sinnvoll ist?
Einerseits, weil es durch das Sammeln und Tauschen dafür sorgt, dass das Personal über alle Ebenen und Silos hinweg miteinander ins Gespräch kommen. Und immer wenn man sich ein zwangloses spielerisches Gespräch ergibt können auch viel leichter Fragen oder Sorgen geäußert werden.
Andererseits macht das Erlebnis eines eigenen Stickeralbums im Unternehmen einfach richtig viel Spaß. Genau diese Art von Spaß, die zu turbulenten Change Zeiten schnell zu kurz kommt.
Wenn unsere Kund:innen ihr eigenes Stickeralbum für einfacheres Change Management einsetzen, schwärmen sie praktisch immer von den Ergebnissen und davon, wie viel angenehmer alle Mitarbeiter:innen plötzlich mit der gesamten Situation umgehen.
Bessere Kommunikation im Change Prozess durch Sticker-Tausch
Mit dem einzigartigen Stickerstars-Sammelerlebnis
Fazit: Die richtigen Methoden erleichtern die Kommunikation im Change Management
Den Status quo zu verändern ist zuerst immer ein wenig beängstigend, weil dabei die Komfortzone verlassen wird. Deshalb bleibt Kommunikation weiterhin ein kritischer Faktor in jedem Change Prozess. Mit den richtigen Maßnahmen kannst du den ohnehin oft nervenaufreibenden Prozess jedoch für alle Beteiligten deutlich angenehmer gestalten.
Die Punkte aus diesem Artikel sollten dir dabei helfen, das nächste Change Management Projekt ein wenig souveräner durchzuführen. Im Zweifelsfall bitte nicht vergessen: Wir haben es im Unternehmen immer mit Menschen zu tun. Da schadet es nie, auch in der internen Kommunikation im Change Management etwas Menschlichkeit hinein zu bringen.
