Serious Business: Tipps für eure Vereinsverwaltung

Nahaufnahme eines großen Stapels Akten für die Vereinsverwaltung

Ordnung muss sein, auch im Verein!

Wir vermuten an dieser Stelle einfach mal, dass der Begriff “Vereinsverwaltung” in den meisten Fällen nicht unbedingt für Begeisterung sorgt. 

Das sollte er aber! Denn ihr als Vereins-Expert:innen wisst ganz genau, wie viel Aufwand und Mühe in der perfekten Vereinsverwaltung steckt. Und ihr wisst: Wer mal eben kurz nach Tipps oder der richtigen Vereinssoftware sucht, wird schnell von Infos erschlagen. 

Da wir uns tagtäglich mit Vereinen beschäftigen, haben wir die wichtigsten Facts für eine ordentliche Vereinsverwaltung gesammelt. Das Gute: Ihr müsst dazu nicht das komplette Internet auswendig lernen, sondern einfach diesen Artikel lesen! 🚀

Warum braucht ein Verein überhaupt eine Verwaltung?

Vereinsarbeit ist in Deutschland ziemlich genau geregelt. Heißt: Es gibt jede Menge Gesetze und Vorschriften für alles rund um Vereine. Das bedeutet einerseits, dass man nicht einfach so aus dem Bauch heraus einen Verein gründen sollte – aber auch, dass ihr danach langfristig und sicher planen könnt. Folglich ist für gute Vereinsarbeit auch eine ordentliche Vereinsverwaltung nötig. Sollte es dann einmal zu Nachfragen von offizieller Stelle kommen, könnt ihr schnell und unkompliziert darauf reagieren.

Zum Begriff: Unter “Vereinsverwaltung” verstehen wir alles, was zur Verwaltung eures Vereins dazugehört. Teilweise bezeichnen sich aber auch Computerprogramme, die z.B. “nur” die Daten von Vereinsmitgliedern verwalten, als “Vereinsverwaltung”. Unterm Strich bedeutet Vereinsverwaltung aber mehr als das bloße Speichern von Daten.

Was eine Registratur ist und warum ihr eine braucht

Die Registratur ist quasi das Archiv mit allen Dokumenten eurer alltäglichen Vereinsarbeit. Das Ganze sollte relativ ernst genommen werden – denn es gibt bestimmte Dokumente, die ihr als Verein für eine gewisse Zeit aufbewahren müsst. Konkret betrifft das die folgenden Bereiche:

  • Verträge
  • Schriftverkehr (postalisch, aber auch z.B. Mails)
  • Rechnungen & Steuerdokumente
  • Protokolle (z.B. von Mitgliederversammlungen oder sonstigen Treffen)
  • eure Satzung

Sollte dann aus irgendeinem Grund eine Nachfrage z.B. vom Finanzamt kommen, seid ihr dazu verpflichtet, die angefragten Dokumente zügig einzureichen. Ihr müsst die Dokumente also nicht nur vollständig archivieren, sondern auch wissen, wie ihr diese bei Bedarf finden könnt.

Perfekte Vereinsverwaltung mit der richtigen Software?

Habt ihr schonmal nach dem Begriff “Vereinsverwaltung” gegooglet? Wenn ja, seid ihr zunächst mal auf unzählige Werbeanzeigen gestoßen, für die unterschiedlichsten Software-Tools und Programme. Doch nicht jedes davon ist automatisch für euren Verein geeignet. Zunächst solltet ihr euch also Gedanken über die ganz konkreten Anforderungen machen, die ihr an eine Software zur Vereinsverwaltung stellt. Außerdem solltet ihr unbedingt auf die folgenden Basics achten:

  • Datenschutz: Als Verein müsst ihr euch bei der Datenverarbeitung nach der DSGVO richten. Dabei gelten strenge Regeln für die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten.
  • Einfache Benutzung: Nicht jedes eurer Mitglieder ist IT-Profi – trotzdem muss die Vereinsverwaltung muss von allen Nutzer:innen reibungslos bedient werden können. Wenn dazu Schulungen notwendig sind, solltet ihr den Aufwand genau abwägen.
  • Barrierefreiheit: Bei der Wahl der richtigen Vereinsverwaltung solltet ihr möglichst inklusiv vorgehen, um auch Mitglieder mit körperlichen Beeinträchtigungen nicht zu benachteiligen.
  • Nutzerrechte: Besonders in kleineren Vereinen haben nur einige wenige Mitglieder des Vorstands Zugriff auf die Vereinsverwaltung. Wenn ihr mit einem größeren Team arbeiten wollt, muss die Vereinssoftware das entsprechend unterstützen.

Ansonsten geht es darum, dass ihr eine für euch passende Software findet. Einige Programme funktionieren zum Beispiel komplett online in der Cloud, andere offline. Manche Programme beinhalten auch Chat-Funktionen für eure Vereinsmitglieder, andere fokussieren sich auf die Buchhaltung oder auf die Verwaltung einiger simpler Daten. Die Bandbreite reicht dabei, kurz gesagt, von Programmen, die einen großen Teil eures Vereinslebens abdecken, bis hin zu solchen, die eine einfache Dateiablage sind. 

Vereinssoftware ist meist kostenpflichtig, manchmal gibt es auch Gratis-Versionen mit eingeschränktem Funktionsumfang, mit denen kleinere Vereine schon problemlos arbeiten können. Manche Programme zur Vereinsverwaltung werden jährlich bezahlt, andere einmalig oder gestaffelt nach Vereinsgröße. Optionen für digitale Vereinsverwaltung gibt’s also wie Sand am Meer! Jetzt müsstet ihr “nur” noch die passenden Software für euren Verein finden und loslegen…

Top-3-Software für euren Verein

Auf der Suche nach der besten Vereinssoftware haben wir uns bei Vereinen im ganzen Land umgeschaut, damit ihr das nicht tun müsst. Dabei sind uns die folgenden Namen immer wieder über den Weg gelaufen:

  • Clubdesk: Dieses Tool könnt ihr dank einer kostenlosen Testversion einfach ausprobieren. Bei der Vollversion ist auch ein Homepage-Baukasten dabei, mit dem ihr an eurer Website feilen könnt. Außerdem gibt es eine Support-Hotline und ein Online-Forum.
  • easyVerein: Die Software easyVerein ist ein echter Klassiker unter den Vereinsverwaltungen und kann auch von kleineren Vereinen unkompliziert genutzt werden. Dank DATEV-Schnittstelle könnt ihr wichtige Daten direkt an eure*n Steuerberater*in übertragen. 
  • S-Verein: Mit einem speziellen Zusatzmodul kann euch dieses Tool viel Arbeit in der Buchhaltung abnehmen. Auch hier gibt es einen Software-Baukasten für eure Vereins-Homepage.

Ihr wollt euch selbst ein Bild verschaffen und Vereinssoftware genau vergleichen? Eine gute Übersicht über verschiedene Software zur Vereinsverwaltung mit einer genauen Gegenüberstellung findet ihr zum Beispiel auf Vergleich.org

Einkleben statt verwalten

Euch ist statt Daten ablegen eher nach Sticker einkleben? Können wir gut verstehen! Zum Glück könnt ihr bei uns ein eigenes Stickeralbum für euren Verein bestellen. Jedes Vereinsmitglied bekommt ein eigenes Stickermotiv; die so entstandenen Aufkleber können dann in einem Supermarkt in eurer Gegend gekauft und zuhause getauscht und gesammelt werden. Alles Infos dazu gibt’s – voila – mit einem Klick:

Jetzt Stickeralbum designen!

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