Mitgliederversammlung im Verein: Von Einladung bis Abstimmung den Überblick behalten
Mit vereinten Kräften zur perfekten Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung - wer das hört, denkt manchmal zuerst an stundenlange Sitzungen, jede Menge Bürokratie und langweilige Abstimmungen. Wir finden: Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein! Denn die Mitgliederversammlung im Verein ist die wichtigste Grundlage zur Zusammenarbeit - und wenn ihr euch davon nicht abschrecken lasst, wird aus dröger Bürokratie ein Event, an dem alle in eurer Vereinigung Spaß haben.
Seht es einfach so: Euer Verein bedeutet für euch viele Vorteile - ganz egal, ob es sich um einen Fußballverein, einen Musikverein oder einen Buchclub handelt. Ihr bekommt ein Netzwerk fürs Leben und engagiert euch für ein gemeinsames Ziel. Das heißt aber auch: Manchmal muss ein wenig Mühe investiert werden. Zum Beispiel dann, wenn die Mitgliederversammlung im Verein ansteht. Ein Vorstand wählt sich immerhin nicht von selbst...`
Mitgliederversammlung im Verein: Was gehört dazu?
Wenn Ihr noch ratlos seid, welche Schritte für eure erste Mitgliederversammlung im Verein wichtig sind, haben wir hier die wichtigsten Tipps für eure Vereinssitzung gesammelt.
Wichtig dabei ist: Viele dieser Punkte sind gesetzlich geregelt - daher müsstet ihr ein paar simple Regeln genau beachten. Außerdem solltet ihr vorab eure Vereinssatzung prüfen, denn auch darin werdet ihr einige Regeln zum Thema Mitgliederversammlung finden. Ganz ohne Planung geht es also nicht - das Ganze ist aber garantiert keine Raketenwissenschaft!
Der beste Zeitpunkt für eure Mitgliederversammlung
Meist findet die Mitgliederversammlung genau ein Mal im Jahr statt - dann spricht man auch von einer Jahreshauptversammlung. Es gibt aber auch gesetzlich geregelte Gründe für eine außerordentliche Mitgliederversammlung. Zum Beispiel müsst ihr immer dann in eurem Verein eine Mitgliederversammlung einberufen, wenn:
- die Satzung das vorsieht.
- der Vorstand im Interesse des gesamten Vereins eine Mitgliederversammlung für nötig befindet.
- wenn mindestens 10% der Mitglieder (der Wert kann je nach Satzung abweichen) mit begründetem Interesse eine Mitgliederversammlung wünschen.
Das heißt: Immer dann, wenn es für euren ganzen Verein wichtige Gründe gibt, könnt ihr euch dazu auf einer Mitgliederversammlung ausgiebig austauschen.
Mitgliederversammlung Verein: Aufgaben
Die Mitgliederversammlung kann über Anträge beraten und darüber abstimmen. Außerdem wird, vor allem auf einer Jahreshauptversammlung, der Vorstand und die Kassenprüfung gewählt und auch über die Höhe der Mitgliedsbeiträge entschieden. Und, last but not least, können natürlich auch alle offenen Fragen zur Satzung oder den Aufgaben eures Vereins geklärt werden. Ihr trefft also wichtige Entscheidungen über die Zukunft eures Vereins und könnt euch direkt einbringen.
Zur Mitgliederversammlung einladen - aber richtig!
Bei jedem Punkt der Tagesordnung ist es wichtig, dass das Interesse eures gesamten Vereins im Mittelpunkt steht. Ihr solltet daher Tagesordnungspunkte vorab abstimmen und dann in der Einladung nennen, damit sich alle darauf vorbereiten können.
Außerdem ist es wichtig, wirklich alle Mitglieder eures Vereins zur Mitgliederversammlung einzuladen - inklusive aller Ehren- und Fördermitglieder. Dabei besteht keine Pflicht zur Teilnahme, es ist aber wichtig, wirklich alle zu informieren. Ansonsten kann es sein, dass eure Entscheidungen durch einen Formfehler ungültig werden. Meist könnt ihr auch Nichtmitglieder zur Mitgliederversammlung eures Vereins einladen, diese können dann aber nicht bei möglichen Abstimmungen teilnehmen, sind also nicht stimmberechtigt.
Es ist also wichtig, genau zu planen. Entsprechend muss die Einladung zur Mitgliederversammlung einige fixe Informationen beinhalten:
- Wo findet die Mitgliederversammlung eures Vereins statt?
- Wann findet die Mitgliederversammlung eures Vereins statt?
- Was sind die Tagesordnungspunkte?
Dabei solltet ihr darauf achten, dass sowohl der Ort als auch der Zeitpunkt für alle Mitglieder zumutbar sind - eine Vereinssitzung um 2 Uhr nachts in 200 Kilometern Entfernung ist beispielsweise keine gute Idee...
Wichtig: Sollte bei euch eine Satzungsänderung anstehen, muss die aktualisierte Satzung bereits vollständig an die Einladung angehängt werden. So sorgt ihr dafür, dass sich alle Mitglieder eurer Vereinigung bereits mit der neuen Satzung vertraut machen und dann entsprechend abstimmen können.
Mitgliederversammlung Verein: Ablauf
Eine Mitgliederversammlung wird meist vom Vereinsvorstand geleitet - in der Satzung kann aber auch eine andere Person als Versammlungsleitung festgelegt sein. Die Person, die die Mitgliederversammlung in eurem Verein leitet, entscheidet dann über den genauen Ablauf. Der kann zum Beispiel so aussehen:
- Eröffnung & Begrüßung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung
- Verkündung der Tagesordnungspunkte
- Bericht des Vorstands
- Bericht der Kassenprüfung
- Aufrufen der weiteren Tagesordnungspunkte
Bei der Leitung der Mitgliederversammlung geht es also darum, die Veranstaltung zu “moderieren” und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.
Außerdem wichtig: Alles, was auf der Mitgliederversammlung geschieht, muss protokolliert werden. Es ist also sinnvoll, schon im Vorfeld oder direkt zu Beginn eine Person festzulegen, die das Protokoll übernehmen kann. Immerhin schafft ihr so Transparenz für all jene, die leider nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen konnten. Und auch bei den anderen können sich im Nachhinein noch wichtige Fragen ergeben, die mit einem Protokoll leicht geklärt werden können. Ein Protokoll zu führen ist also keineswegs eine Schikane, sondern eine wichtige Aufgabe!
Wahlen auf der Mitgliederversammlung
Bei Abstimmungen auf Mitgliederversammlungen im Verein gilt generell die relative Mehrheit. Ein Vorschlag muss also mehr Stimmen erhalten als jeder andere Vorschlag jeweils für sich. Das heißt: Nach Adam Riese muss ein Vorschlag nicht unbedingt die 50% überschreiten, um angenommen zu werden.
Dabei hat jedes stimmberechtigte Mitglied genau eine Stimme. Mit Vollmachten können einzelne Mitglieder aber auch ihre Stimme auf ein anderes Mitglied übertragen - es kann aber auch sein, dass die Satzung eures Vereins solche Vollmachten ausschließt. Daher ist es immer eine gute Idee, bei der Mitgliederversammlung anwesend zu sein und persönlich abzustimmen.
Beim Thema Abstimmungen auf eurer Mitgliederversammlung gibt es allerdings ein paar Ausnahmen: Soll eine Satzungsänderung oder gar die Auflösung eures Vereins beschlossen werden, braucht ihr dazu eine Dreiviertelmehrheit. Und wenn auf eurer Mitgliederversammlung der Vereinszweck geändert werden soll, ist sogar eine Zustimmung von 100% nötig. Kein Wunder - bei so einem wichtigen Thema sollten ja auch alle an einem Strang ziehen.
Mitgliederversammlung online: digitale Sitzungen
Manchmal ist es sinnvoll, eine Mitgliederversammlung digital abzuhalten. Vor der Corona-Pandemie war das nur dann möglich, wenn die Satzung eures Vereins einen entsprechenden Punkt beinhaltet hat. Für die Jahre 2020 und 2021 wurde aber eine unbürokratische Möglichkeit eingeführt, damit ihr euch auch während einer Pandemie sicher treffen könnt: Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie ermöglicht virtuelle Mitgliederversammlungen, auf denen ihr genau die gleichen Dinge beschließen könnt, als würdet ihr gemeinsam in einem Raum sitzen. Schon in der Einladung könnt ihr auch die Möglichkeit zur Briefwahl anbieten, damit wirklich jede:r vom persönlichen Stimmrecht Gebrauch machen kann. Mehr Infos dazu, auch zur Wahl der richtigen Online-Tools, findet ihr zum Beispiel auf Vereinsrecht.de.
Geheimtipp für eure Mitgliederversammlung: Gemeinschaft stärken!
Auch bei aktiven Vereinen ist es nicht alltäglich, dass sich wirklich alle Mitglieder unter einem Dach versammeln. Die Mitgliederversammlung ist da eine willkommene Ausnahme - und eignet sich gut dazu, eure Gemeinschaft zu stärken. Daher solltet ihr direkt nach der Vereinssitzung unbedingt noch einen kleinen Absacker einplanen - denn nicht jeder Punkt findet Platz auf einer hochoffiziellen Tagesordnung.
Außerdem ist die Mitgliederversammlung in eurem Verein auch ein großartiger Anlass, um ein vereinseigenes Stickeralbum vorzustellen. Das Ganze ist für euch komplett kostenlos, wird 10 Wochen lang in einem Supermarkt vor Ort verkauft - und schon habt ihr die Gelegenheit, dem ganzen Ort eure Mitglieder vorzustellen. Das klingt spannend? Oder ihr habt noch Fragen? Dann ab dafür - dieser Button bringt euch weiter:
Fazit
Zugegeben: Hinter jeder Mitgliederversammlung steckt ein gewisses Maß an Bürokratie. Trotzdem solltet ihr immer im Hinterkopf behalten, wie besonders und wichtig das Vereinsleben im ganzen Land ist. Durch die Regeln des Vereinsrechts wird eine gewissen Verbindlichkeit geschaffen, die dafür sorgt, dass viele Vereine schon seit Jahrzehnten existieren. Wusstet ihr zum Beispiel, dass der älteste noch existierende Verein Deutschlands schon im Jahr 1888 gegründet wurde? So ganz ohne Regeln wären über 130 Jahre Vereinsgeschichte bestimmt schwierig geworden...
Wenn ihr also die Ehre habt, die Mitgliederversammlung in eurem Verein zu planen, seid ihr in bester Gesellschaft - und könnt euren Teil dazu beitragen, dass euer Verein auch in Zukunft noch erfolgreich ist. Und mit vereinten Kräften sollte das ja kein Problem sein!
