Recruiting-Prozess optimieren und Kosten sparen

von Patrick / 25.2.2022

Wie effizient ist dein Recruiting-Prozess? 

Bewerbungsprozesse sind oft lang und aufwändig. Dadurch entstehen natürlich Kosten. Wo genau diese entstehen, und welche KPIs dir dabei helfen können, deinen Recruiting-Prozess effizienter und günstiger zu gestalten, schauen wir uns in diesem Artikel an.

Erstmal für dich als Einstieg: Was kostet dich eigentlich ein Bewerbungsprozess für eine Stelle im Durchschnitt (berechnest du routiniert eure Cost per Hire)? Und was kostet es dich, wenn eine Stelle zu lange offen bleibt (Cost of Vacancy)?

Auf diese Fragen solltest du eine Antwort haben, um deinen Recruiting-Prozess optimieren zu können.

Neben diesen "klassischen" Bewertungsmerkmalen eines Bewerbungsprozesses gibt es aber auch noch andere wichtige Kennzahlen, die du auf dem Schirm haben solltest.

Kennst du die Kosten deines Recruiting-Prozesses?

Nicht jede HR Abteilung weiß, wo genau welche Kosten bei ihren Recruitingmaßnahmen anfallen. Aber einen Überblick über diese Zahlen zu haben, ist die Grundlage dafür, deinen Recruiting-Prozess zu optimieren.

Oftmals macht es Sinn, sich die Kosten für verschiedene Positionen getrennt anzusehen. Beispielsweise könnten die Kosten für die Anstellung von Softwareentwickler:innen höher sein, als die Kosten für jemanden im Customer Relations Team.

Dennoch gibt es auch übergreifende Kostenstellen, wie beispielsweise der Zeitaufwand zur Bearbeitung einer Bewerbung innerhalb des HR Teams. Auch diese Werte sind wichtig zu wissen.

Sicher hast du schon eine Vorstellung davon, wo im Personalrecruiting Kosten anfallen. Hier findest du noch einmal eine Übersicht der üblichen Kostenstellen:

• Stellenanzeigen bei Jobbörsen 
• Social Media Ads 
• Headhunter
• Mögliche Boni für Mitarbeiterempfehlungen 
• Personalkosten des HR Teams und der Teamleiter:innen, die während des Bewerbungsprozesses entstehen
• Personalmarketingmaßnahmen 

Die wichtigsten KPIs im Bewerbermanagement

Die Zeiten von unfokussierten HR Maßnahmen sind vorbei. HR Abteilungen müssen heute nachweisen können, dass sie erfolgreich und effizient arbeiten. Vor allem durch den Fachkräftemangel und die Digitalisierung wird es immer normaler, auch im Recruiting KPIs zu tracken und nach Optimierungsmöglichkeiten zu suchen. Daten, die dafür getrackt werden können, gibt es mittlerweile mehr als genug. Das hat dazu geführt, dass das Controlling auch im Personalbereich Einzug gefunden hat.

Recruiting-KPIs bezeichnen die wichtigsten Kennzahlen über alle Phasen des Recruiting-Prozesses, die die Qualität und Effizienz des Bewerbungsprozesses beschreiben sollen. Damit sollen die KPIs zu mehr Transparenz und Vergleichbarkeit der Bewerbungsprozesse und diese optimierbar machen.

Doch welche KPIs sind eigentlich wichtig? Wie auch in anderen Unternehmensbereichen besteht hier die Gefahr, blind jede Menge an Daten zu erheben, die vielleicht gar nicht relevant sind. Eine Vielzahl an Daten garantiert nicht automatisch einen Mehrwert an Erkenntnis.

Wenn du also über die Einführung oder ein Update der KPIs in deinem HR Team nachdenkst, solltest du dich bei jeder KPI fragen: Sagt diese Kennzahl etwas Wissenswertes aus? Zahlt sie in unsere Team- oder Unternehmensziele ein? Oder tracken wir das nur aus Gewohnheit?

Im Zweifelsfall ist es oft besser, weniger KPIs zu erheben, die aber dafür relevant sind und an deren Verbesserung eure HR Abteilung fokussiert arbeiten kann.

Übrigens lohnt es sich, nicht nur die offensichtlichen Werte wie die Gesamtdauer eines Bewerbungsprozesses (Time to Hire) oder dessen Kosten (Cost per Hire) zu kennen.

Auch Faktoren wie die Zufriedenheit der Kandidat:innen mit dem Recruiting-Prozess oder die Dauer der Anstellung (rückblickend) können interessant sein.

Hier findest du eine Übersicht der wichtigsten Recruiting-KPIs:

• Cost per Hire\ Die Kosten einer einzelnen Stellenbesetzung.
• Cost of Vacancy\ Die Kosten einer leer bleibenden Stelle.
• Zufriedenheit der Kandidat:innen\ Die Zufriedenheit der Bewerbenden mit dem Bewerbungsprozess.
• Time to Fill/Time to Hire\ Die Dauer des End-to-End Recruiting-Prozesses; von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung der neuen Mitarbeiter:innen.
• Offer Acceptance Rate\ Der Anteil der akzeptierten Kandidat:innen, die den angebotenen Arbeitsvertrag unterschreiben.
• Kanal Performance\ Wie viele Bewerbungen bringt ein Werbekanal (z.B. LinkedIn oder Social Media)?
• Hire-Rate\ Der Anteil der eingestellten Kandidat:innen an allen Bewerbungen auf eine Stelle.

Die Dauer des Recruiting-Prozesses verkürzen - hierauf solltest du achten

Einer der wichtigsten Kostenfaktoren im Personalrecruiting ist die Dauer des gesamten Bewerbungsprozesses, von der Genehmigung der zu besetzenden Stelle bis hin zum unterschriebenen Arbeitsvertrag.

Kann diese verkürzt werden, ist das meist die wirkungsvollste Stellschraube an den Gesamtkosten, die deine HR Abteilung mit ihrer (exzellenten) Arbeit verursacht. Natürlich darf dabei nicht aus den Augen gelassen werden, dass die gefundenen Kandidat:innen auch langfristig gut auf die Stelle passen und somit nicht an der Qualität der Einstellungen gespart wird.

In sehr vielen Unternehmen gibt es unterschiedliche Schwachstellen im Recruiting-Prozess, die ihn unnötig verlängern oder anderweitig Kosten entstehen lassen (z.B. durch Fehlbesetzungen). Trotzdem gibt es einige "Leitplanken", an die man sich halten kann, um den Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten.

Frage dich während des Lesens, inwieweit eure HR Abteilung die folgenden Punkte berücksichtigt 

Viele zeitraubende unqualifizierte Bewerbungen können abgewehrt werden, indem man eine genaue Zielgruppe an potentiellen Bewerber:innen definiert. Sobald klar ist, wer für die Stelle in Betracht gezogen werden sollte, können diese Personen gezielt über verschiedene Kanäle angeworben werden. Je gezielter du suchst, desto weniger unpassende Bewertungen musst du später herausfiltern.

Außerdem hilft eine genau definierte Zielgruppe dabei, akkuratere Stellenausschreibungen zu erstellen. Dadurch erhöht sich die Chance, dass unpassende Kandidat:innen sich selbst heraus selektieren und gar nicht erst bewerben.

Macht es euch zu einem internen Ziel, einen möglichst schlanken Bewerbungsprozess zu entwickeln. Denn ein längerer Bewerbungsprozess mit aufwändigen Elementen wie Assessment Centern und fünf Interviewrunden inklusive Probearbeit bringt nicht zwingend bessere Ergebnisse als ein kurzer effektiver Recruiting-Prozess.

Daher sollten altbewährte Schritte im Recruiting-Prozess immer wieder unter die Lupe genommen werden. Helfen sie wirklich bei der Selektion geeigneter Talente? Oder befinden sie sich nur aus historischen Gründen im Recruiting-Prozess?

Hierzu gehören oft auch Schritte wie Gespräche mit der Geschäftsleitung, die vor Allem in Start-Ups häufig eingebaut werden. Nicht jede Rolle ist im Arbeitsalltag im persönlichen Kontakt mit der C-Suite. Daher: Bringt dieser Interviewschritt einen echten Mehrwert, oder ist er nur "für's Gefühl" eingebaut worden? Je schlanker euer Recruiting-Prozess aufgestellt ist, desto mehr Zeit und damit Kosten kannst du dir sparen.

Ein weiterer Punkt, der die Dauer deines Recruiting-Prozesses verkürzen kann, ist die interne und externe Kommunikation während des gesamten Prozesses. Jede Bewerbung muss angesehen und je nach Qualifikation intern besprochen werden. Jede Menge Emails, Telefonate, und Interviews folgen meist über mehrere Bewerbungsrunden hinweg.

Es lohnt sich also, diesen Prozess möglichst zu standardisieren und zu automatisieren. Je kürzer die Zeitdauer zwischen den einzelnen Bewerbungsstadien ist und je effizienter die Kommunikation zwischen HR-Abteilung und Bewerbenden oder intern mit den Abteilungen ist, desto besser.

Denn wenn man Bewerbende tagelang warten lässt, sind sie vielleicht schon weitergezogen und haben anderswo einen Vertrag unterschrieben (was wiederum schlecht für unsere KPI der Offer-Acceptance-Rate ist).

Daher sollte jedes HR Team bestimmte KPIs definieren, die die Kommunikationsqualität und -geschwindigkeit messen. Denn hier gibt es eigentlich immer Potential für eine Effizienzsteigerung.

Selbstverständlich ist es auch wichtig, im Zeitalter von E-Recruiting auf einen guten digitalen Bewerbermanagement-Prozess zu setzen. Das wird heute von Unternehmen erwartet und gehört einfach dazu. Frage dich daher: Welche eurer Bewerbungsschritte könnten mit Online Recruiting Portalen beschleunigt werden? Könnten erste Interviews prinzipiell online durchgeführt werden, um Zeit und Kosten zu sparen?

Je besser du deinen Bewerbungsprozess digital aufstellen kannst, um so mehr Potential hast du, Zeit einzusparen und dein HR Team zu schonen. Außerdem kommt ein reibungsloser Bewerbungsprozess auch bei den Bewerbenden immer gut an.

Maßnahmen, um den Prozess der Personalbeschaffung zu optimieren

Du kennst deine KPIs, du bist motiviert und jetzt möchtest du konkret etwas tun, um den Recruiting-Prozess zu optimieren. Dafür haben wir für dich einen kleinen Maßnahmenkatalog gesammelt, der dir Ansatzpunkte für erste Veränderungen geben kann.

Wie professionell sind deine Stellenausschreibungen?

Die Stellenausschreibung ist der große Litmus Test für potentielle Bewerber:innen. Spricht die Stellenanzeige sie nicht an, limitierst du den Pool deiner Kandidat:innen enorm.

Einen wiederholbaren Prozess zur Erstellung der perfekten Stellenausschreibung ist eine der wichtigsten Aufgaben einer HR Abteilung. Wer schreibt bei euch die Stellenanzeigen? Es lohnt sich, hier auf eine Person mit Schreibtalent oder sogar einen externen Anbieter zu setzen. 

Schau dir einmal die letzten drei Stellenanzeigen an, die ihr erstellt habt. Würdest du dich als qualifizierte Kandidat:in auf die Stelle bewerben? Falls nicht, ist es an der Zeit, diesen Prozess professioneller zu gestalten.

Mitarbeiter:innen werben Mitarbeiter:innen

Eine leer bleibende Stelle ist ein riesiger Kostenfaktor und sollte möglichst vermieden werden. Je proaktiver ihr euch einen Talentpool aufbauen könnt, desto besser. Eine Strategie zur Anwerbung neuer Mitarbeiter:innen ist es, inhouse Incentives auszuschreiben.

Viele Unternehmen bieten Boni an, wenn Kolleg:innen Bekannte für eine Stelle vermitteln. Jeder unterschriebene Arbeitsvertrag spart euch hier Zeit und Werbekosten. Falls ihr noch kein Boniprogramm habt, ist es höchste Zeit, eines zu entwickeln. Falls euer Programm nicht genutzt wird, holt euch Feedback und versucht, zu verstehen, warum es nicht attraktiv genug ist.

Frühfluktuation reduzieren mit einem Stickeralbum

Was hat ein Stickeralbum mit frühen Kündigungen zu tun? Es ist eine Maßnahme, um den Teamgeist zu stärken und das Silodenken deiner Abteilungen aufzubrechen.

Stelle dir einmal vor, du kommst in eine neue Firma und kennst niemanden. Wie cool wäre es, wenn dein Onboarding ein Stickeralbum zum Kennenlernen deiner Kolleg:innen enthielt? Genau das gibt es schon.

Jedes neue Firmenmitglied bekommt dafür ein Stickeralbum und einige Sticker mit Fotos von Mitgliedern verschiedener Abteilungen. Das Ziel ist es nun, diese Sticker untereinander zu tauschen und mit der Zeit alle Kolleg:innen zu "sammeln".

Das macht nicht nur Spaß sondern hilft auch dabei, dass sich neue Mitarbeiter:innen schnell integriert führen. Das stärkt die Mitarbeiterbindung und reduziert die Frühfluktuation und spart dir somit langfristig Kosten von wiederholten Bewerbungsprozessen.