Herzlich willkommen: Neue Mitglieder begrüßen im Verein
Wie ihr bei der Begrüßung neuer Mitglieder alles richtig macht
Neue Mitglieder begrüßen ist wohl eine der schönsten Aufgaben im Verein. Immerhin haltet ihr euren Verein so am Leben und lernt automatisch spannende Leute mit ähnlichen Interessen kennen. Klingt doch nach einer guten Herausforderung!
Aber wie sorgt ihr dafür, dass neue Mitglieder den bestmöglichen ersten Eindruck von eurer Vereinsarbeit bekommen und dann auch lange Vereinsmitglieder bleiben? Um diese Frage zu beantworten, haben wir uns bei Vereinen im ganzen Land umgesehen und die besten Tipps und Ideen gesammelt, damit ihr neue Mitglieder professionell und herzlich begrüßen und damit in eurem Verein willkommen heißen könnt. Vorab: Mit einem einfachen “Hallo” ist es leider nicht getan – aber ihr bekommt das sicher hin!
Neue Mitglieder begrüßen: Persönlicher Kontakt ist das A und O!
Spätestens seit COVID-19 wird auch in gemeinnützigen Vereinen mehr und mehr remote, also quasi im Home Office, gearbeitet. Doch gerade dann, wenn ihr neue Mitglieder begrüßen wollt, solltet ihr auch Wert auf persönlichen Kontakt legen und es nicht bei einem Willkommensschreiben belassen. Das Ziel sollte immer sein, dass neue Mitglieder in eurem Verein sich willkommen fühlen und auch die wichtigsten Ansprechpartner:innen kennen. Fragt euch einfach selbst: Wollt ihr mit eurem Verein eine Gruppe von Leuten sein, die man ab und an am Monitor trifft? Oder wollt ihr dafür sorgen, dass nach der Begrüßung neuer Mitglieder direkt eine enge Bindung mit eurem Vereinsleben entsteht? Wir vermuten: eher letzteres. 🙂
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Neue Mitglieder begrüßen: Feste Ansprechpartner:innen wählen
Wenn ihr dagegen "face to face" neue Mitglieder begrüßen wollt, solltet ihr es nicht bei einer kurzen Einführung belassen und die Sache dann abhaken. Denn: Die meisten Fragen ergeben sich erst im Nachhinein, gleichzeitig möchte nicht jeder Neuling alle Fragen direkt mit dem ganzen Verein diskutieren. Daher kann es sinnvoll sein, ein langjähriges Vereinsmitglied damit zu beauftragen, neue Mitglieder für eine bestimmte Zeit zu betreuen. Das könnt ihr beispielsweise auf eurer Mitgliederversammlung besprechen. Sobald dann Fragen oder Unsicherheiten aufkommen, wissen eure neuen Mitglieder direkt, an wenn sie sich vertrauensvoll wenden können.
Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass die beauftragte Person für neue Mitglieder mit der Zeit immer mehr Routine entwickeln wird und ein immer besseres Gefühl dafür bekommt, welche Fragen direkt zu Beginn geklärt werden sollten. Und genau so eine Struktur zur Einführung ist wichtig, damit sich eure neuen Vereinsmitglieder auch gut begrüßt fühlen. Ein gutes Beispiel dafür ist auch das erste Begrüßungsschreiben für neue Mitglieder: Wenn ihr das rund formuliert habt, könnt ihr es leicht angepasst immer wieder verwenden.
Neue Mitglieder begrüßen mit Goodie-Bag
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – und sie sind eine gute Idee, wenn ihr im Verein neue Mitglieder begrüßen wollt. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Goodie-Bag, also einer Art Geschenktüte als Willkommenspaket? Darin: Kleine Aufmerksamkeiten, aber auch wichtiges Infomaterial, um direkt in eurem Verein durchstarten zu können. Zum Beispiel:
- kurzes Begrüßungsschreiben vom Vorstand für neue Vereinsmitglieder
- Organigramm eures Vereins mit den wichtigen Ansprechpartner:innen
- die Satzung eures Vereins
- Gutschein für ein lokales Restaurant oder einen Buchladen etc. als Willkommensgeschenk
- falls vorhanden: Merch (Werbeartikel) von eurem Verein
Dabei gilt: Je authentischer, desto besser. Denkt euch in eure neuen Mitglieder hinein und holt sie bestmöglich ab. Falls ihr auf Gutscheine oder Werbeartikel setzt, sollten diese natürlich auch euren Verein abbilden. So wäre ein Tischtennisverein zum Beispiel mit Trainingsbällen mit dem Vereinslogo gut beraten.
Ein Stickeralbum sagt mehr als tausend Worte
Wir können mit gutem Gewissen behaupten: Einer der charmantesten Wege um neue Mitglieder zu begrüßen, ist ein eigenes Stickeralbum. Warum? Ganz einfach: Die neuen Mitglieder in eurem Verein können so ganz spielerisch und locker jedes einzelne Gesicht in eurem Verein kennenlernen – und haben sogar eine perfekte Gedächtnisstütze, falls mal ein Vorname entfallen sollte.
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