Einführung: So klappt die Kassenprüfung im Verein

von Carsten / 28.4.2023

Vom Kassenprüfbericht bis zur Entlastung des Vorstands

Wer sich in einem Verein engagiert, tut das garantiert nicht, um damit reich zu werden. Kein Wunder, immerhin dürfen gemeinnützige Vereine gar keine Gewinne anhäufen.

Trotzdem muss auch der Sportverein von nebenan genau dokumentieren, welche Gelder in der Vereinskasse landen – und natürlich auch, wie diese dann verwendet werden. Und das ist manchmal gar nicht so einfach, immerhin hantieren Vereine nicht nur mit Rechnungen, sondern auch mit Spendenquittungen, Mitgliedsbeiträgen und vielen weiteren Posten.

An dieser Stelle kommt die Kassenprüfung im Verein ins Spiel. Auch wenn es nicht direkt im Vereinsrecht vorgeschrieben ist, ist es praktisch immer eine gute Idee, eines oder mehrere Vereinsmitglieder mit einer gewissenhaften Kassenprüfung im Verein zu betrauen. In dieser Einführung zeigen wir euch, was dabei zu beachten ist!

Hinweis: Da Ungenauigkeiten bei der Kassenprüfung im Verein durchaus große Auswirkungen haben können, solltet ihr euch bei Detailfragen zu diesem Thema immer an Profis in Sachen Finanzen oder Vereinsrecht wenden. In diesem Artikel können wir euch nur einen ersten Überblick zum Thema geben.

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Was genau ist eine Kassenprüfung im Verein?

Zunächst solltet ihr den Unterschied zwischen Kassenprüfung bzw. Kassenprüfbericht und Kassenbericht genau auf dem Schirm haben – denn hier steckt der Teufel im Detail:

• Die oder der Kassenwart:in oder Schatzmeister:in ist für den grundlegenden Überblick über die Vereinsfinanzen zuständig. Außerdem ist diese Rolle für die Erstellung eines schriftlichen Kassenberichts verantwortlich, der auf der Mitgliederversammlung diskutiert werden kann.
• Die Kassenprüfer:innen haben mit diesen Ämtern nichts direkt zu tun und kümmern sich einzig und alleine um die eigentliche Kassenprüfung und damit auch um die Prüfung des Kassenberichts. Meistens werden ein bis zwei Mitglieder ein Mal pro Jahr mit dieser Aufgabe betraut. Die Ergebnisse der Kassenprüfung landen dann im finalen Kassenprüfbericht.

Die Kassenprüfung im Verein dient also in erster Linie dazu, die Vereinsfinanzen mit dem Vier-Augen-Prinzip abzusichern. Das heißt: Jegliche Angaben im Kassenbericht werden von einem unabhängigen Vereinsmitglied nochmal genau durchleuchtet. Ein wichtiges Ziel der Aktion ist es, das Vertrauen der Vereinsmitglieder in den Vereinsvorstand zu gewährleisten. Daher dürfen die Mitglieder, die die Kassenprüfung übernehmen, als unabhängiges Kontrollorgan auch nicht Teil des Vereinsvorstands sein.

Was dann passiert, ist schnell erklärt: Im Prinzip werden sämtliche Belege, Rechnungen und Quittungen – also alles, was zeitweise in der Vereinskasse gelandet ist – genau geprüft. Dabei wird auch sichergestellt, dass die geltenden Vorschriften zur Buchführung eingehalten werden. Um das zu schaffen, darf euer oder eure Kassenprüfer:in alle relevanten Unterlagen und Dokumente, die irgendetwas mit der Vereinskasse zu tun haben, frei einsehen.

Manchmal werden die jeweiligen Regelungen zur Kassenprüfung im Verein direkt in der Vereinssatzung festgelegt. So wird sichergestellt, dass der Vereinsvorstand die Kassenprüfung nicht einfach so absagen kann, wenn Interessenkonflikte bestehen. Ihr könnt dabei einfach angeben, dass Kassenprüfungen im Verein durchgeführt werden oder sogar grundlegende Abläufe festlegen.

Bei der Art und Weise, wie ihr die Kassenprüfung in eurem Verein dann angehen wollt, habt ihr einige Freiheiten, da ihr laut Vereinsrecht nicht grundsätzlich zu einer Kassenprüfung verpflichtet seid. Es liegt daher bei euch, wie oft und regelmäßig euer Verein eine Kassenprüfung durchführen möchte. Ebenso könnt ihr entscheiden, ob ihr eines oder mehrere Mitglieder mit der Kassenprüfung betrauen wollt. Oftmals ist die Präsentation des Kassenprüfberichts aber an eine Mitgliederversammlung gekoppelt.

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Wer übernimmt die Kassenprüfung im Verein?

Nicht jedes Mitglied eignet sich gleichermaßen dazu, die Kassenprüfung im Verein zu übernehmen. Stattdessen solltet ihr einige Kriterien beachten:

• Das Vereinsmitglied eurer Wahl sollte ein grundlegendes Verständnis über Finanzen mitbringen. Vor allem bei größeren Vereinen kann eine gewissenhafte Kassenprüfung durchaus ein anspruchsvoller Job sein.
• Kassenprüfer:innen dürfen nicht Teil des Vereinsvorstands sein – so werden Interessenkonflikte vermieden. Immerhin handelt es sich hier um ein unabhängiges Kontrollorgan!
• Trotzdem solltet ihr euch für ein vertrauenswürdiges und bestenfalls langjähriges Mitglied entscheiden, von dem ihr euch sicher seid, dass es eure Vereinsinteressen vertritt.

Diese Kriterien sollte der Vereinsvorstand den Mitgliedern genau vermitteln – vor allem dann, wenn auf einer Mitgliederversammlung per Wahl bestimmt wird, wer die Kassenprüfung übernehmen soll.

Kassenprüfung: Voraussetzungen & Ablauf

Bei der Durchführung der Kassenprüfung in eurem Verein kommt es auch auf eure bestehenden Strukturen und Abläufen an. Die folgenden Schritte solltet ihr aber praktisch in jedem Fall kennen:

1. Die wichtigste Voraussetzung für eine gelungene Kassenprüfung ist wenig überraschend das Vorhandensein eines Kassenberichts. Das ist nicht immer selbstverständlich – zum Beispiel dann, wenn die Schatzmeister:innen kurzfristig erkranken. Im Idealfall ist der Kassenbericht schon fertig und wird gemeinsam mit der Einladung zur kommenden Mitgliederversammlung an eure Mitglieder verschickt.
2. Das Ergebnis der Kassenprüfung im Verein, also der Kassenprüfbericht, wird dann ebenfalls auf der nächsten Mitgliederversammlung vorgestellt. Wenn die Anwesenden zuvor den regulären Kassenbericht gelesen haben, können sie auch die Ergebnisse der Kassenprüfung nachvollziehen bzw. kritisch hinterfragen. Und das sollte immer euer Ziel sein!
3. Werden bei der Kassenprüfung oder während der Diskussion Unregelmäßigkeiten oder Fehler festgestellt, müssen die Kassenprüfer:innen unbedingt darauf eingehen. Dazu gehört auch, Fehlerquellen offenzulegen und, falls möglich, konkrete Verbesserungen vorzuschlagen.
4. Im nächsten Schritt kann direkt auf der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vereinsvorstands beschlossen werden – der Kassenprüfbericht ist dabei ein wichtiger Faktor.

Welche Punkte sollte der Kassenprüfbericht formal beinhalten?

Ein vollständiger Kassenprüfbericht wird in der Regel die folgenden Angaben beinhalten:

• der in der Satzung verankerte Name des Vereins
• das Jahr, das fiskalisch geprüft wird
• Zeit, Datum und Ort der Kassenprüfung
• Namen der Kassenprüfer:innen und von allen weiteren Teilnehmenden
• Aufzählung der Unterlagen, die geprüft wurden
• Nennung von Dokumenten, die besonders genau geprüft werden mussten
• Angaben zur generellen Buchführung des Vereins: genutzte EDV-Programme etc.
• ergänzende Angaben darüber, wie die Kassenprüfung durchgeführt wurde
• Ergebnis der Kassenprüfung: entweder Empfehlung zur Entlastung des Vorstands oder Anmerkungen zu nötigen Korrekturen

Kassenprüfbericht: Muster für Vereine

Außerdem kursieren online verschiedene Muster für Kassenprüfberichte, die euch als Vorlage dienen können – beispielsweise auf der Seite von Deutsches Ehrenamt.

Falls ihr bei der Suche nach weiteren Informationen auf Fragen stoßt, solltet ihr eines nicht vergessen: Die meisten Vereine in eurer Gegend werden sich in der Vergangenheit schonmal mit Kassenprüfungen beschäftigt haben. Wenn ihr euch vernetzt, könnt ihr oftmals stark von euren gegenseitigen Erfahrungen profitieren und eure Vereinsarbeit weiter verbessern!

Kassenprüfung & Verein: Fazit

Wie ihr seht, ist die Kassenprüfung im Verein ein wichtiges Werkzeug, um die Arbeit des Vereinsvorstands abzusichern und zu kontrollieren – und damit auch für die langfristige Motivation eurer Vereinsmitglieder. Daher machen in der Regel nur besonders kleine Vereine mit sehr überschaubaren Finanzen nicht von der Kassenprüfung Gebrauch. Sobald euer Verein aber mit signifikanten Summen hantiert, wird sich die Mühe eindeutig lohnen!

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