So gelingt dir der perfekte Onboarding Prozess neuer Mitarbeiter
Endlich Personal richtig onboarden!
Wie läuft ein Onboarding ab?
Eine Frage, die sicher nicht nur von Jobsuchenden, sondern auch häufig von Personalverantwortlichen gestellt wird.
Aber keine Sorge, wir sind für dich da!
In diesem Artikel erfährst du alles, was du für einen guten Onboarding Prozess im Unternehmen wissen musst. Damit sich deine zukünftigen Mitarbeiter:innen schon vor dem ersten Arbeitstag pudelwohl bei dir fühlen.
Außerdem lernst du ein paar kreative Ideen von anderen Unternehmen kennen, welche sie im Onboarding Prozess nutzen.
Was bedeutet Mitarbeiter-Onboarding genau?
Unter Mitarbeiter-Onboarding versteht man den Prozess der Einarbeitung - also das “an Bord holen” - neuer Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Je besser das Onboarding der Mitarbeiter:innen funktioniert, desto schneller können sie sich produktiv einsetzen und den Unternehmenserfolg voranbringen.
Vielleicht kannst du dich noch an deinen eigenen ersten Tag im Unternehmen erinnern und wie nervös du dabei warst. Das ist nur allzu menschlich und so ergeht es fast allen neuen Mitarbeiter:innen.
Hier kommt das perfekte Mitarbeiter-Onboarding ins Spiel. Es zeugt von Empathie, macht einen guten Eindruck und macht sich langfristig für deine Reputation als Top-Arbeitgeber bezahlt.
Bekanntermaßen gibt es keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Darum solltest du dich darum bemühen, den Ablauf des Onboardings so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Diese Phasen durchlaufen neue Mitarbeiter:innen im Onboarding Prozess
Oft wird der Onboarding Prozess in 3 Phasen unterteilt: Vorbereitung, erster Arbeitstag und die Zeit danach.
Wir sind allerdings der Meinung, dass dies ein wenig zu oberflächlich ist und würden den Prozess in 4 Phasen unterteilen, um ein wenig mehr ins Detail zu gehen:
- Preboarding
- Erster Arbeitstag
- Orientierung
- Integration
Um dir ein besseres Bild davon zu geben, was für gewöhnlich in welcher Phase passiert, gehen wir die einzelnen Punkte Schritt für Schritt durch.
Onboarding-Phase 1: Preboarding
Es spielt im Grunde keine Rolle, ob du es nun Vorbereitung oder Preboarding nennst. Gemeint ist in beiden Fällen, die Phase im Mitarbeiter-Onboarding BEVOR die neuen Mitarbeiter:innen zu ihrem ersten Arbeitstag antritt.
Im Preboarding sollen neue Mitarbeiter:innen optimal auf den ersten Arbeitstag und die neue Umgebung vorbereitet werden. Darüber hinaus ist es für den Arbeitgeber eine gute Möglichkeit, sich im Employer Branding zu üben.
Zu den klassischen Aufgaben in dieser ersten Phase des Mitarbeiter-Onboardings gehören zum Beispiel:
Notwendige Informationen bereitstellen
Gibt es einen speziellen Dresscode?
Muss etwas beim Anfahrtsweg berücksichtigt werden?
Oder trifft man sich immer zum gemeinsamen Frühstück?
All diese Dinge sollten Angestellte schon vor ihrem ersten Arbeitstag erfahren, um sich optimal vorbereitet zu fühlen. Nichts ist schlimmer, als an einem Tag, an dem man sowieso schon nervös ist, im Stich gelassen zu werden.
Für gewöhnlich werden die wichtigsten Infos per Email an neue Mitarbeiter:innen vor dem ersten Arbeitstag gesendet.
Wenn du dich als Unternehmen jedoch besonders positiv hervorheben möchtest empfehlen wir dir, ein kurzes Video aufzunehmen, in welchem alles Nötige erklärt wird. Das wirkt gleich viel persönlicher und stellt die Menschen in den Mittelpunkt, statt einer gesichtslosen Firma.
Arbeitsplatz vorbereiten
Ob ein eigener Schreibtisch im Büro oder eine Werkbank in der Werkstatt, jede:r Mitarbeiter:in freut sich über einen vorbereiteten Arbeitsplatz. Dafür ist zu beachten, dass alle nötigen Materialien und Werkzeuge, die neues Personal für die Arbeit braucht, problemlos zur Verfügung stehen.
In Büroräumen bekommen Mitarbeiter:innen in der Regel einen eigenen Sitzplatz und Computer bereitgestellt. Sollten für die Arbeit am Computer dann noch eigene Software-Lizenzen nötig sein, müssten diese natürlich ebenfalls im Vorhinein erworben werden.
Unterm Strich sollte der Arbeitsplatz so hergerichtet sein, dass sich neue Mitarbeiter:innen möglichst schnell einarbeiten können.
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Willkommensgeschenk organisieren
Viele Unternehmen schenken ihren Mitarbeitenden nur etwas, wenn diese die Firma verlassen. Ein Geschenk zum Abschied sozusagen.
Eine Kleinigkeit für den Arbeitsbeginn kann im Onboarding der Mitarbeiter:innen hingegen wahre Wunder bewirken. Dabei muss es nicht immer das ganz große Brett sein. Schließlich geht es in erster Linie um die nette Geste an sich.
Wenn du gerne groß auffährst kannst du es dem australischen Unternehmen Atlassian gleichtun und jedem neuen Mitarbeitenden - unabhängig von seiner oder ihrer Position - einen Aufenthalt in einem Wellness-Resort schenken (am Wochenende vor Arbeitsbeginn). Sollte dazu noch der Ehepartner eingeladen werden, hat dein Unternehmen gleich 2 begeisterte Fans und zwar noch bevor die eigentliche Arbeit begonnen hat.
Nach einem erholsamen Wochenende können die neuen Mitarbeiter:innen dann produktiv in den ersten Arbeitstag starten.
Onboarding-Phase 2: Erster Arbeitstag
Nachdem alles im Preboarding vorbereitet wurde, kann der erste Arbeitstag nun endlich starten. Dieser Tag ist für dich und andere bestehende Mitarbeiter:innen vermutlich keine große Sache. Aber für die Neuankömmlinge ist es ein großer Schritt in einen neuen Alltag.
Es zahlt sich daher aus, ein paar Ideen für einen reibungslosen Start zu beachten und einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
Begrüßung im Team
Je mehr Teammitglieder die neuen Mitarbeiter:innen kennenlernen, desto besser. Da wir Menschen grundsätzlich soziale Wesen sind, ist es immer eine gute Idee, gleich von Anfang an das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
Gibt es eine tägliche gemeinsame Besprechung bevor die Arbeit losgeht?
Dann nutze die Integration neuer Mitarbeiter:innen gleich produktiv und lass die jeweiligen Personen sich selbst in ein paar kurzen Sätzen vorstellen. So bleibt es einem erspart, sich allen einzeln vorstellen und ständig wiederholen zu müssen.
Einen Rundgang machen
In den meisten größeren Firmengebäuden ist ein Rundgang, aufgrund von Brandschutzmaßnahmen, sowieso Pflicht. Das bedeutet aber nicht, dass dieser Rundgang als langweilig wahrgenommen werden muss.
Stattdess kann es sich als tolle Möglichkeit entpuppen auch mit Mitarbeiter:innen aus fremden Abteilungen ins Gespräch zu kommen und somit typisches Silodenken aufzubrechen.
Gemeinsam essen gehen
Der halbe Arbeitstag ist geschafft und ein Hungergefühl macht sich breit. Eine gute Gelegenheit, um die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern und die Neuen an Bord besser kennenzulernen.
Beim Essen steht dann weniger die Arbeit, als vielmehr der persönliche Austausch im Mittelpunkt. Und wie wir wissen, fühlen sich Mitarbeiter:innen viel stärker mit einem Unternehmen verbunden, zu dem sie eine persönliche Beziehung aufgebaut haben.
Alles in allem soll der erste Tag im neuen Job die neuen Mitarbeiter:innen dazu motivieren, mit Zuversicht in die Zukunft gehen.
Ein durchdachter Einarbeitungsplan oder eine Checkliste für den Onboarding Prozess helfen dir hier definitiv weiter.
Onboarding-Phase 3: Orientierung
Wenn du jetzt denkst, dass die Sache nach dem ersten Tag erledigt ist, hast du dich geschnitten. Das war nur der Anfang. Die ersten paar Wochen - hier als Orientierung zusammengefasst - sind kritisch beim Onboarden neuer Mitarbeiter:innen.
Nach der Informationsflut des ersten Arbeitstages brauchen Neuankömmlinge intensive Betreuung über die nächsten paar Wochen, um sich gut in die Praxis einarbeiten zu können.
In vielen Unternehmen hat sich daher die Idee eines persönlichen “Mentors” oder “Paten” etabliert. Ein Ansprechpartner, welcher den Mitarbeitenden eigens zugeteilt wird und bei Unklarheiten zur Seite stehen soll.
Das verleiht ein Gefühl von Sicherheit. Sollten Fehler gemacht werden, was innerhalb der Orientierungsphase absolut verständlich ist, steht immer ein erfahrener Mentor bereit, um den Anfängern aus der Patsche zu helfen.
Mit einer offenen Feedback-Kultur im Unternehmen gibst du sowohl neuen Angestellten, wie auch den erfahrenen Mitarbeiter:innen, die Chance, Fehler zu tolerieren und dennoch produktiv weiterzuarbeiten.
Nach der Orientierung, wenn sich eine Form von Routine entwickelt, geht es in die letzte Phase des Onboardings.
Onboarding-Phase 4: Integration
In der vierten Phase des Onboardings geht es im Grunde nur noch darum, die Sorgen und Interessen der neuen Angestellten weiterhin ernst zu nehmen. Regelmäßige Feedback-Gespräche (zum Beispiel halbjährlich oder quartalsweise) helfen dir dabei, diese besser zu verstehen.
Außerdem kannst du die neuen Mitarbeiter:innen immer wieder dazu einladen, sich verschiedenen Firmenevents anzuschließen, damit der Kontakt zu den Kolleg:innen aus anderen Abteilungen bestehen bleibt.
Wenn der Onboarding Prozess gelingt, werden Mitarbeiter:innen länger bleiben, die Fluktuation sinkt und es werden Kosten eingespart.
3 Maßnahmen und Ideen für ein reibungsloses Onboarding
Um den Onboarding Prozess ein wenig aufzufrischen haben wir hier noch ein paar kreative Onboarding Beispiele für dich zusammengefasst. So zeigst du gleich von Beginn, dass du ein richtig cooler Arbeitgeber bist.
Ein unwiderstehliches Angebot machen
“Ich mache ihm ein Angebot, das er nicht ablehnen kann”, lautet einer der berühmtesten Sprüche der Filmgeschichte.
Es scheint als hätte sich Zappos aus den USA dieses Zitat sehr zu Herzen genommen. Denn das Unternehmen bietet neuen Angestellten am Ende der Probezeit an, ihnen zusätzlich zum Gehalt noch weitere 1.000$ Bonus zu bezahlen, wenn sie sofort kündigen.
Klingt im ersten Moment verrückt.
Ist aber bei genauerer Betrachtung ein genialer Köder, um die wirklich motivierten Mitarbeiter:innen von den unmotivierten zu trennen.
Dieses Aussortieren der Fachkräfte war bestimmt ein wesentlicher Faktor, welcher Zappos zu seinem Aufstieg, von mittlerweile über 1 Milliarde Dollar Jahresumsatz, verholfen hat.
Das Stickeralbum zum Kennenlernen der Kollegen
Stell dir vor, du bekommst an deinem ersten Arbeitstag ein leeres Stickeralbum in die Hand gedrückt. Um dich möglichst schnell einzuleben kannst du jetzt anfangen, deine neuen Kolleg:innen in Stickerform zu sammeln, mit ihnen zu tauschen und einzukleben.
Wie bei der Fußball WM. Nur mit dem Unterschied, dass du statt den Fußballstars deine Mitarbeiter:innen sammelst und der Austausch ungezwungen auf spielerischer Ebene stattfindet.
Klingt nicht nur lustig, ist es auch.
Möchtest du deinen Mitarbeiter:innen ein kreatives Onboarding bieten, das sie sicher nie wieder vergessen werden?
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Eine Schnitzeljagd organisieren
Beim Unternehmen Blinds.com aus Houston, Texas wurden öfters Schnitzeljagden zum Onboarden neuer Mitarbeiter:innen veranstaltet - natürlich nach der ersten Probezeit.
Der große Vorteil derartiger Aktionen ist, dass neue Angestellte eine stärkere Bindung zum Unternehmen aufbauen, gemeinsam zusammenarbeiten müssen, um ans Ziel zu gelangen und du ihnen gleichzeitig die Werte des Unternehmens vermitteln kannst.
Andererseits muss eine Schnitzeljagd auch zur restlichen Unternehmenskultur passen. Wenn bei dir vorrangig zurückhaltende und introvertierte Menschen arbeiten, zieht die Aktion vielleicht nicht die richtigen Personen an.
Fazit: Der Onboarding Prozess kann auch Spaß machen
Was macht ein gutes Onboarding aus?
Spaß und eine möglichst schnelle, produktive Einarbeitung neuer Fachkräfte!
Der Arbeitsalltag kann unter Umständen nicht immer ganz prickelnd sein. Aber zumindest der Onboarding Prozess kann so gestaltet werden, dass neue Mitarbeiter:innen langfristig im Unternehmen bleiben möchten.
Oder wie Unternehmensberater Verne Harnish schon so treffend gesagt hat: “Onboarding needs to be a celebration, not paperwork.”
Schlussendlich geht es darum, eine emotionale Bindung zwischen neuen Mitarbeiter:innen und möglichst vielen bestehenden Mitgliedern zu erzeugen.
